אקסקלוסיביים ואיכותיים: אירועי בוטיק קטנים

התפיסה לפיה – כמה שהאירוע גדול יותר, כך סמל הסטטוס שלכם עולה, הולכת ונעלמת מהעולם, ואף נחשבת למיושנת ולא עדכנית. מביני עניין הולכים היום על אירועים אקסקלוסיביים, בהיקף קטן יותר, ובאיכות גבוהה יותר. דגשים לתכנון אירוע בוטיק ברמת גימור גבוהה

הרבה דברים השתנו בשנים האחרונות, בכל הנוגע לתחום האירועים. עוד לפני הקורונה, רבים התחילו להבין שאירועי ענק, בהיקף מפלצתי והמון רעש, הם לא בהכרח כוס התה שלהם, וגילו את היופי והיתרונות הרבים שבאירועים מצומצמים יותר. התפיסה לפיה – כמה שהאירוע יותר גדול (ויקר), כך סמל הסטטוס שלכם עולה, הולכת ונעלמת מהעולם, ואף נחשבת למיושנת ולא עדכנית בחברות מסוימות. דווקא האיפוק האלגנטי, זה שמגיע ממקום שאין צורך להשוויץ ולהתפאר בממון ובשפע, מצביע על קלאס באפס מאמץ, ועל כך שהגעתם למקום טוב, של ביטחון עצמי, שמשחרר אתכם מהצורך להפגין ולנפנף במה שיש לכם, אלא לדייק את הבחירות שלכם, באופן הממתאים לכם ביותר, וכזה המספק עבורכם נחת והנאה. מובן מאליו, שפרוץ המגיפה הארורה לחיינו רק חידד את העניין הזה ונתן בוסט רציני לכיוון של אירועי בוטיק קטנים, איכותיים, מדויקים ובקיצור, הפורמט שמביני עניין בוחרים בו. בין שמדובר בחתונה, בבת או בר מצווה, באירוע ברית, או בכלל באירוע חברה או באירוע עסקי – פורום מצומצם במסיבה אקסקלוסיבית – זה הדיבור.

נעשה רגע סדר – מהם אירועי בוטיק?

קודם כל, בואו נתעכב רגע על המילה ״בוטיק״, שבעבר שימשה אותנו בעיקר כדי להגדיר חנויות אופנה קטנות, אז נשארנו עם הקטנות (ואולי גם עם האופנה), אבל אנחנו באזור של אירועים כעת, ולא של בגדים. במילים אחרות, הכוונה למשהו שהוא ייחודי, אקסקלוסיבי, ובדרך כלל גם בהיקף מצומצם.

כשמדובר באירועי בוטיק, הדגש הוא על בלעדיות והתאמה אישיתֿ – שני מושגים המגדירים היטב אירועים מסוג זה. מדובר בחגיגה מותאמת ומטופלת לפרטי פרטים, ש״תפורה״ לפי הצרכים הספציפיים של הלקוח.

אמנם כל סוג אירוע מצריך מהמפיקים להיות קשובים ומסורים ללקוחות, אבל כשמדובר באירוע בוטיק, האירוע צריך ״להיתפר״ ממש במדויק לפי מידות ודרישות הלקוח. זו יכולה להיות מסיבת יום הולדת, חגיגות יום נישואין עגול, כנס מקצועי או אירוע חברה. בכל מקרה, הלקוח וצרכיו הייחודיים, עומדים בראש סדר העדיפויות.

תמציתו של אירוע הבוטיק

אירוע בהתאמה מלאה מורכב מאינספור פרטים – החל מהמוזיקה, דרך התאורה, הצוות המתפעל את המסיבה והקייטרינג. אבל, באופן כללי, כדי להבטיח הצלחה, המפתח הוא הגדרת מוטיב חוזר, שבא לידי ביטוי בכל היבטי ומרכיבי האירוע. חלל המתאים באופן מדויק, לציפיות ולנוחות של המשתתפים, גיוון ומבחר של אלמנטים, ותיאום אפקטיבי בין הספקים המשתתפים באירוע.

אחד הדברים הנדרשים מאנשי צוות ההפקה, במיוחד כשמדובר באירוע מסוג זה הוא גמישות וראש פתוח, לצד יחס אישי ומסור ללקוחות. המטרה היא להביא משהו שונה, ולייצר חוויה ייחודית, תוך הקשבה והבנה של טעמם ואישיותם הייחודית של הלקוחות.

הולכים על אירוע בוטיק? כמה דגשים לתהליך ההפקה

 

להגדיר קונספט ייחודי בהתאמה אישית

כאמור, אחד המאפיינים הייחודיים לאירועי בוטיק, הוא שבדרך כלל יש קונספט מסוים, נושא ספציפי, שמלווה את האירוע ומתבטא בכל מרכיב שבו – העיצוב, המוסיקה, התוכנית האומנותית, האוכל וכמובן המקום עצמו. לכן, בשלב הראשון, מומלץ לשבת יחד עם מפיקי האירועים ששכרתם, ולנסות להגדיר יחד את הקונספט הייחודי לאירוע שאתם מתכננים. ברגע שהנושא יהיה מגובש, משם הדרך לשאל מרכיבי ההפקה תהפוך להיות הרבה יותר פשוטה, מאחר שכל אחד מהם למעשה ״ישאב״ מהקונספט הנבחר. לדוגמא, הלכתם על מסיבה בסגנון שנות ה-20, כבר ברור מהו סגנון העיצוב שאתם צריכים, מהי המוסיקה שהדי.ג׳י ינגן, ואפילו אילו קוקטיילים יוגשו במסיבה.

לחפש את המקום שייתן ערך מוסף ויגדיל את סיכויי ההצלחה

אם אתם מתכננים אירוע בוטיק, אתם ככל הנראה מחפשים מקום לאירועים קטנים, וכאן כדאי למקד את כל תשומת הלב ולבחור את האחד בקפידה רבה. תהליך בחירת המקום צריך לכלול מספר פרמטרים שיש לבדוק לעומק: האחד – עוד לפני שנוגעים בעניינים של סטייל ואיכות – האם המקום נמצא בנקודה גיאוגרפית מספיק נגישה עבור האורחים שלכם, ואם לא – האם הוא מצדיק את הנסיעה? השני, האם המקום מתאים במדויק לאירוע בהיקף קטן? קחו בחשבון שמובן מאליו שמקום גודל ומרווח יכול, מבחינה טכנית, להכיל את האירוע, אך מצד שני, אם המקום הוא גדול מדי, לא תצליחו להשיג את האפקט ולייצר את האווירה המיוחדת, האינטימית והייחודית באירוע. כמובן, יש לקחת בחשבון גם את הסגנון בו מתאפיין אולם האירועים. בחנו היטב את העיצוב במקום, בדגש על פריטים כמו שולחנות, כיסאות, גופי תאורה, פלטת צבעים וכו׳, ונסו להבין במדויק את הסטייל והאווירה בו.

תמיד להשקיע באוכל ואלכוהול איכותי

כאמור, אחד הדברים שמאפיינים אירועי בוטיק הוא שהם ״פיין״, כלומר עשויים ומאורגנים בקפידה, כאשר כל אחד מהמרכיבים בו הם ברמת גימור גבוהה ואיכות חסרת פשרות. אחד הדברים בהם הפרמטרים הללו הכי באים לידי ביטוי הוא כמובן האוכל והאלכוהול. ההמלצה שלנו, לא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר, תמיד תמיד להשקיע במנות שיוגשו לאורחים ובבר האלכוהול, שכן – אלו הם המרכיבים שיש להם את מירב אחוזי ההשפעה על החווייה והרושם של המשתתפים. על אחת כמה וכמה כשמדובר באירוע בוטיק, אירוע בהיקף מצומצם ונינוח, שמאפשר לאורחים להתרכז ולבחון היטב את המנות המוגשות להם, את מבחר המשקאות בבר וכו׳.

אז אם ננסה לסכם את המאפיינים של אירוע בוטיק, ואת המפתח להצלחתו, נראה שהעניין הוא סביב איכות וסגנון. אם כן, עליכם לברור היטב בין הספקים השונים, לבחור בקפידה את המקום ובאופן כללי – לא להתפשר.