כיצד לארגן אירוע חתונה קטן ומדויק?

כיום כבר יותר ויותר אנשים מבינים שאירועים קטנים הם הכי שווים ואיכותיים. מהם הדגשים שיש לקחת בחשבון כאשר מפיקים חתונה קטנה ומהי הדרך הנכונה לנהל את התהליך הזה?

אז לאחר תקופה ארוכה שבמהלכה בעיקר התרגשתם מאוד מעצם העובדה שהתארסתם, ואתם עומדים להפוך לזוג נשוי, כעת הגיע רגע האמת, כלומר החלו ההכנות לרגע האמת, ותהליך הפקת האירוע עצמו יוצא לדרך. אם החלטתם ללכת על קונספט של אירוע חתונה קטן, כבר התחלתם טוב, כי כיום, אחרי שבמהלך תקופה לא קצרה לא היתה כל כך אופציה אחרת, כולם כבר מבינים שאירועים מצומצמים הם הכי הכי. אפילו שכבר ממש אין הגבלה על כמות המשתתפים באירועים, זוגות רבים מעדיפים להתחתן באירוע אינטימי, מדויק ומלא באהבה.

 

מהם היתרונות הגדולים באירועים קטנים?

 

אווירה לפני הכל

 

רבים לא יודעים, אבל האווירה השוררת באירוע כזה או אחר, היא בעצם החוויה שיש לנו מהאירוע. כמובן, כולם רוצים שבחתונה שלהם תהיה אווירה טובה, שמחה ונעימה, אך השליטה שלנו על הסיפור הזה היא מוגבלת למדי. אנחנו יכולים לבחור במקום נעים ומעוצב, יכולים לדאוג שהתאורה והמוזיקה ישרתו את האווירה ועוד, ועדיין – קצת קשה לצפות איך המשתתפים באירוע ירגישו. עם זאת, הבחירה באירוע שמכיל כמות יחסית מצומצמת של משתתפים, מגבירה את הסיכויים שתהיה תקשורת וזרימה טובה ביניהם, מה שמוביל באופן ישיר לאווירה טובה. ככל שרשימת המוזמנים שלכם תתקצר, כך יגבר הסיכוי שהאורחים שלכם גם יכירו זה את זה (או מראש או באירוע עצמו), ותהיה אווירה מגובשת ומלוכדת, שהסיכוי שלה להתקיים בהפקת ענק הוא נמוך בהרבה. כשמגיעים לאירוע גדול, בדרך כלל מה שקורה בסופו של דבר זה שאנחנו נצמדים לאנשים שבאנו איתם ופחות מתערבבים עם אחרים.

 

בחירות מדויקות יותר של כל מרכיב באירוע

 

ההיגיון אומר שככל שהאירוע הוא קטן יותר, כך יש לנו שליטה רבה יותר על כל מה שמתרחש בו. החל מהעיצוב של האולם ועד כל מנה שתוגש לאורחים, אנחנו באמת יכולים להיות ״על זה״. באירועים גדולים, אין לנו ברירה אלא לשחרר שליטה ולהניח למפיקים ששכרנו לנהל חלקים נרחבים מהסיפור. מאותן סיבות, באירוע קטן הכל יכול להיות יותר ״פיין״ ומדויק, וזו בדיוק הכוונה בהגדרה חתונת בוטיק. במילים אחרות, בחתונה קטנה האיכות עולה על הכמות באופן ניכר, ואתם המרוויחים הגדולים מהעניין.

 

פחות ביטולים = פחות הוצאות מיותרות

 

כאשר אתם מתכננים חתונה קטנה, רשימת המוזמנים מצטמצמת לכדי אנשים קרובים, יקרים ואהובים, שאין לכם ספק שאותם אתם רוצים לארח ביום הגדול שלכם, וברור לכם שהם צריכים לקחת בו חלק. הדבר הזה הוא הדדי בדרך כלל, והולך לשני הכיוונים – גם למוזמנים שלכם חשוב מאוד להיות נוכחים ברגעים המרגשים האלו, בדיוק מאותה הסיבה – כי אתם יקרים להם, וסביר להניח שאף אחד מהם לא מרגיש כאילו הוא ״קיבל קנס״ כאשר שלחתם לו את ההזמנה לאירוע. מאותן סיבות, וגם מבחינה סטטיסטית – פחות מוזמנים משמע פחות ביטולים, סביר להניח שמעטים מתוך האנשים שהזמנתם יבטלו את השתתפותם ברגע האחרון. משמעות הדבר היא שתוכלו לקצץ בכמות ה״ספיירים״ במנות, במתנות וכדומה, ובכך לחסוך כסף וגם עוגמת נפש.

 

מקומות ייחודיים

 

אין זה סוד שרבים ממתחמי האירועים הגדולים דומים זה לזה. מתוך שיקולים לוגיסטיים, פרקטיים ובטיחותיים, הפריסה והעיצוב עלולים להיראות זהים. לעומת זאת, מקומות המיועדים לאירועים קטנים יותר, הם בדרך כלל מיוחדים ושונים בתכלית. לפיכך, תוכלו לבחור עבור החתונה שלכם מקום שהוא לא מיוחד ומקורי, אלא כזה שגם מתאים לכם ומשקף את הסגנון שלכם באופן מדויק.

 

מה צריך לדעת כשמתחילים בתהליך הפקת אירוע החתונה?

 

לעבוד על פי סדר עדיפויות נכון

 

ההתרגשות גואה, ויכול להיות שבשלב הזה של הפקת החתונה, אתם מבולבלים מאוד. חשוב מאוד לעצור רגע, לנשום עמוק ולהכין רשימת מטלות, שתשמש גם כרשימת סדר עדיפויות נכון. הנה הדברים שיש לטפל בהם בשלבים הראשונים של תהליך הפקת האירוע.

 

תקציבֿֿ

 

אי אפשר לצאת לדרך לפני שאתם יודעים בדיוק מהו הסכום שיש לכם בשביל אירוע החתונה. לא תוכלו בעצם להתקדם עם אף שלב, לרבות בחירת האולם וחברת הקייטרינג, לפני שאתם יודעים מהו הסכום שתוכלו להקצות עבור כל מרכיב. לכן, בשלב הראשון – הכינו קובץ מסודר ובו הסכום הכללי העומד לרשותכם, וכן ההתפלגות לפיה תוכלו לראות מהו התקציב עבור כל אחד מהמרכיבים באירוע: אולם, אוכל, די.ג׳יי, עיצוב, שמלת כלה וחליפת חתן, מתנות לאורחים ועוד.

 

רשימת מוזמנים

 

ככל הנראה, אתם כבר יודעים כמה אנשים אתם מעוניינים להזמין לחתונה, פחות או יותר. עכשיו זה הזמן לשבת ולחשוב יחד כמה מוזמנים ומיהם בדיוק האנשים שאתם מעוניינים שיקחו חלק באירוע.

 

בחירת מקום

 

זהו כנראה הצעד החשוב ביותר בתהליך הפקת החתונה שלכם. כפי שיראה ו״ירגיש״ המקום בו יתקיים האירוע, כך גם ייראה האירוע ואלו הם האווירה והסגנון שיאפיינו אותו. לכן, חשוב מאוד לרדת לסוף העניין הזה ולבחור את האולם לחתונה בקפידה ותוך ירידה לפרטים. הפרמטרים החשובים שיש לקחת בהקשר זה הם המיקום של האולם (שכמובן שיהיה מרכזי ונוח להגעה עבור רובם של האורחים שלכם), הגודל שלו, שצריך להתאים בדיוק לכמות המוזמנים, וכמובן הסגנון, שצריך לעלות בקנה אחד עם הטעם והסגנון שלכם.

 

בחירת קייטרינג ואלכוהולֿ

 

האורחים שלכם צועדים (או רוקדים) על קיבתם, ואתם בהחלט הולכים להיבחן דרך האוכל והאלכוהול שיוגשו לאורחים שלכם בחתונה. אם כך, זהו גם מרכיב שחשוב להשקיע בו מכל הבחינות, בדגש על בחירה של חברת קייטרינג מומלצת ואיכותית, ובחירה קפדנית ומדויקת של כל מנה ומנה שתוגש באירוע. כמובן שכיום גם אלכוהול איכותי באירועים כבר הפך לסטנדרט, וחשוב שיהיו משקאות מגוונים ושווים להגיש לאורחים.