כיצד בוחרים אולם אירועים?

מתכננים אירוע עסקי? אתם עומדים לערוך בר או בת מצווה לילדכם? אולי ברית או חתונה? הדבר הראשון שתצטרכו לדאוג לו הוא שכירת אולם אירועים מתאים ורק לאחר מכן אתם תוכלו להתקדם הלאה ולסגור את כל שאר הדברים הקשורים לאירוע.

אם האירוע אותו אתם מתכננים אמור להתקיים בעיר יפו, חשוב שתדעו כי ישנם הרבה מאוד אולמות אירועים ביפו שיכולים להתאים לסוג האירוע אותו אתם מעוניינים להפיק. עם זאת, כדאי שתבדקו היטב את האולם אותו אתם בוחרים, כי פעמים רבות, האולם יכול להיראות מרשים מבחוץ, אך לא תמיד הוא יענה על הדרישות שלכם.

אולמות אירועים ביפו

בעיר יפו קיימים הרבה אולמות אירועים מסוגים שונים. ישנם אולמות גדולים אשר מתאימים לאירועים עסקיים רבי משתתפים או לחתונות המוניות ומנגד, יש את האולמות הקטנים יותר שמתאימים לאירועים פרטיים ומצומצמים או לאירועי בוטיק יוקרתיים שמיועדים למספר מצומצם של אנשים. כמו כן, יש לכל אולם את העיצוב הייחודי לו, ישנם כאלה המעוצבים בסגנון כפרי, אולמות רחבי ידיים שבנויים בצורת בנייה עתיקה וכמובן את האולמות המעוצבים בסגנון עכשווי, מודרני ויוקרתי.

איך בוחרים אולם אירועים מתוך המבחר הקיים?

מתוך מבחר כל כך גדול של אולמות, איך תדעו באיזה אולם לבחור? איזה מהם הכי מתאים לכם? ומי מהם מספיק גדול בשביל להכיל את כל המוזמנים שלכם? ריכזנו עבורכם מספר נקודות חשובות שיש לשים לב אליהם כאשר בוחרים אולם אירועים:

– התאמת גודל האולם למספר המשתתפים –

אחד המדדים העיקריים שיש לשים לב אליהם כאשר בוחרים אולם אירועים, הוא ללא ספק גודלו של האולם. לפני שאתם בוחרים אולם לאירוע שלכם, אתם צריכים לדעת כמה אורחים אמורים להגיע ולהתייחס כמובן לאופי האירוע. כדאי מאוד להכין רשימה מספרית של כל המוזמנים לאירוע על מנת שתוכלו לדעת בדיוק כמה מקומות צריך להכיל אולם האירועים אותו אתם מזמינים. וודאי לא הייתם רוצים להרגיש כמו בקופסת סרדינים באירוע שלכם ובטח שלא תרצו שהאורחים שלכם יזכרו אותו כך. מנגד, אם תבחרו באולם אירועים גדול לאירוע שמספר המשתתפים בו הוא מועט, עלולה להיווצר אווירה ריקנית ולא נעימה.

בנוסף לכך, חשוב לדאוג כי לכל אורח יהיה מקום ישיבה כדי שלא ייווצר מצב בו האורחים צריכים להסתובב ברחבי האולם ולתור אחרי מקום ישיבה פנוי. האמת היא, שלא יהיה רע בכלל אם תדאגו להכין מספר גדול יותר של מקומות ישיבה ממספרם של המשתתפים, כדי שמה שלא יהיה, כל אחד יוכל למצוא מקום ישיבה.

– דרכי גישה לאולם וחניונים באזור –

אזור תל אביב – יפו הוא אחד האזורים הבעייתיים בארץ מבחינת כבישים, עומסי תנועה ופקקים. כאשר אתם בוחרים לערוך את האירוע שלכם בעיר יפו, כדאי שתבחרו באולם נגיש וכזה שכבישי הגישה אליו נוחים ואין עומסי תנועה בדרך אליו. יהיה קצת חבל שהאירוע המושקע שלכם יתחיל באיחור מכיוון שהאורחים היו תקועים בפקקים או שהאורחים יגיעו עצבניים וללא מצב רוח כי הם עמדו זמן רב בכבישים העמוסים.

נקודה נוספת וחשובה שעוסקת גם היא באותו נושא היא החנייה. חשוב מאוד לדאוג שיהיה חניון גדול ונוח על יד האולם כדי שהאורחים הרבים יוכלו לחנות בנוחות מבלי שיצטרכו להסתובב בלי סוף ולחפש חנייה. כמובן שכדאי מאוד להקדים רפואה למכה ולמנוע אי נעימות בכך שתבחרו מלכתחילה באולם שיש לו חניון גדול אף יותר ממספר המקומות שיש באולם.

– הגדרת מסגרת תקציב לאירוע –

כל אחד שערך אי פעם אירוע יכול להגיד לכם בוודאות כי מדובר בסיפור יקר. וכאשר מדובר באירוע יוקרתי יותר מהרגיל, המחירים עלולים להגיע לאלפי שקלים אם לא יותר ולהותיר אתכם עם חורים גדולים בכיסים ובבנק. אם אתם עומדים לפני הפקת אירוע, במיוחד אם הוא הראשון בחייכם, כדאי מאוד שתגדירו לעצמכם מסגרת תקציב לאירוע שממנה לא תחרגו ולא משנה מה יקרה.

כמו שכבר אמרנו, האולם הוא הדבר הראשון שיש להזמין ולכן, לפני שאתם סוגרים על אולם, כדאי שתעשו סקר מחירים ותבדקו האם יש בעיר יפו אולמות זולים שגם מתאימים לסוג האירוע אותו אתם מעוניינים להפיק. רק אחרי שתסיימו את הסקר ויהיה לכם מידע של אחד מול אחד על מגוון אולמות, תבחרו את זה שמתאים לכם ביותר מבחינת אופי האירוע וכמובן מבחינה תקציבית.

– לא לסגור על אולם בלי לקבל המלצות –

גם אם האירוע ממש קרוב ואתם כבר מאוד לחוצים בזמן ורוצים לסגור על אולם במהירות האפשרית, יש דברים שאסור להתפשר עליהם. אחד מהדברים הוא קבלת המלצות על המקום. הרבה עוגמת נפש יכולה להימנע כאשר מבררים על אולם אירועים לפני שסוגרים על אירוע. אינכם צריכים לחשוש מלגשת לבעלי האולם ולבקש מהם מספרי טלפון של אנשים שערכו אצלם אירוע על מנת לשמוע מהם התרשמות ולבקש מהם המלצות. ההיפך, מנהלי אולמות ישמחו להפנות אתכם לאנשים שהיו מרוצים מהמקום שלהם, שימליצו על המקום ויאפשרו לו לשגשג.

אם אינכם מעוניינים לבחור בדרך הזו, ההמלצה הטובה ביותר היא, פשוט להגיע לאולם כאשר מתקיים שם אירוע דומה לאירוע אותו אתם מעוניינים להפיק, לעמוד בצד כאורחים ולחוות אותו ממש כמו שהאורחים שלכם יחוו את האירוע שלכם. כך תוכלו באמת לדעת האם לבחור באולם הזה או שכדאי לכם ללכת על מקום אחר.

אוספים פרטים מהשטח

בזמן הביקור באולם, כדאי להצטייד בפנקס ועט ולאסוף כמה שיותר מידע מהשטח. זה אומר, לשאול את האורחים על התחושות שלהם באירוע, להתעניין על רמת השירות ואף לגשת לבעלי האירוע ולשאול אותם האם הם מרוצים מכל מה שיש לאולם להציע.