מחבר: admin

ארגון וסדר הם המפתח להישארות על המסלול הנכון, בזמן שאתם מתמודדים עם קבלת החלטות קריטיות, ניהול רשימות, תזמון משימות ועוד. עבודה נכונה ומסודרת, תסייע לכם לשמור על השגרה המבורכת, לצד תהליך הפקת האירוע

תכנון חתונה הוא פרויקט מורכב וגדול, שיכול להיות מלחיץ למדי. כשלוקחים בחשבון גם את ההתרגשות הגדולה שמלווה את כל הסיפור, אז בכלל… בעוד שלעתים קרובות, זוגות שוכרים איש מקצוע שיפיק וינהל עבורם את תוכנית החתונה, יש הרבה סיבות מוצדקות גם לבחור לקחת על עצמכם את רוב המשימות וגם את האחריות לביצוען. ישנם מקרים בהם התקציב מצומצם, וישנם, לעומת זאת, מקרים של אנשים שפשוט אוהבים לנהל בעצמם את תהליך ההפקה, להיות על הפרטים ולשלוט בכל המתרחש. כך או כך, אפשר לתכנן את חתונת החלומות שלכם במו ידיכם, כל עוד עובדים באופן מסודר ועוקבים ביסודיות אחר השלבים בארגון חתונה.

ארגון וסדר הם המפתח להישארות על המסלול הנכון, בזמן שאתם מתמודדים עם קבלת החלטות קריטיות, ניהול רשימות, תזמון המשימות ועוד. כל זאת בזמן שאתם גם נדרשים לשמור על השגרה ועל חיי היומיום שלכם, לצד תהליך ההפקה. הצעד הראשון בתכנון נכון, הוא להקפיד על השארת פרק זמן ארוך ככל הניתן, עבור תכנון החתונה. אם יש לכם אפשרות, למשל, לקחת שנה מראש עבור הפרויקט הזה, זה יהיה אידיאלי. אם, לחילופין, נותרו חודשים ספורים למועד החתונה, כדאי להתחיל לתת גז כבר עכשיו.

טיפים לתכנון חתונה יעיל

אז מאיפה מתחילים? כבר נדון בצעדים החשובים והגדולים בתכנון החתונה, לפי הסדר הנכון. אבל שנייה לפניכן, נזכיר לכם לנשום רגע, ולנסות גם להנות מהדרך.  זו החתונה שלכם, אחרי הכל. אל תתעכבו יותר מדי על פרטים הקטנים, והתמקדו במה שבאמת חשוב: אתם עומדים לחגוג את האהבה שלכם ולהתחתן, וכל זה כשאתם מוקפים בחברים אהובים ובבני משפחה.

כמה טיפים מובילים – כיצד לתכנן את החתונה שלכם – מהגדרת התקציב ועד בחירת חברת הקייטרינג.

הגדירו את תקציב החתונה – והיצמדו אליו

תקציב החתונה שלכם  יהווה את הגורם המכריע עבור רבות מההחלטות שתצטרכו לקבל בנוגע לחתונה, כך שהוא צריך להיות אחד הדברים הראשונים שאתם ניגשים להתמודד איתם. אם אתם יודעים מראש שההורים או בני משפחה אחרים, צפויים להשתתף בהוצאות החתונה, זה הזמן לשוחח איתם ולהבין בדיוק מהו הסכום שהם עומדים לתרום למאמץ. במקרה שאתם עומדים לשלם על האירוע בכוחות עצמכם, זה הזמן לבחון היטב את מצב החשבון שלכם. זוגות רבים אינם מבינים בשלב זה את מלוא היקף העלויות שהאירוע כרוך בהן, ולכן חשוב להיות עם היד על הדופק ולהתעדכן במחירים הריאליים של כל שירות שתזדקקו לו, לרבות האולם, חברת הקייטרינג, השמלה וחליפת החתן והדי.ג׳יי. ברגע שגיבשתם והגדרתם תקציב – ראו אותו כחקוק בסלע והיצמדו אליו.

כמו כן, חשוב להשאיר כעשרה אחוזים מהתקציב, עבור הוצאות בלתי צפויות. 

בנו רשימה של סדרי עדיפויות ליום החתונה

שבו יחד, דונו והגיעו למסקנה משותפת לגבי – מה יהיו שלושת המרכיבים החשובים ביותר בחתונה שלכם? האם, למשל אולם האירועים חשוב לכם יותר מתאריך חתונה ספציפי? האם תמיד חלמתם להביא הופעה של אומן מסוים או של להקה שאתם אוהבים? ערכו תעדוף קפדני של  הפרטים האלה, ולצד זאת, התכוננו להתפשר על השאר. התעדוף הזה יסייע לכם להישאר במסגרת התקציב שלכם, וגם ויעזור לכם למקד את המאמצים שלכם במה שחשוב באמת.

הגדירו את סגנון האירוע הרצוי וגבשו קונספט

זה הזמן לחפש כמה מקורות להשראה בתחום החתונות –  פינטרסט, אינסטגרם, מגזינים, אתרי חתונות וכלות, ולהתחיל לחקור. להיסגר על  סוג וסגנון החתונה שאתם רוצים, יעזור לכם מאוד להתכוונן ולדייק את עצמכם, ברגע שתתחילו להיפגש עם ספקים פוטנציאליים. עם זאת, אל תציפו אצ עצמכם עם שלל רעיונות, שעלולים לגרום לכם להתפזר במקום להתמקד.  מומלץ ליצור לוח השראה אחד (אפשר לשאול פורמטים מצוינים מפינטרסט), שיעזור לכם להבין באיזה look & feel (מראה ואווירה), אתם באמת מעוניינים עבור האירוע שלכם.

עברו לדיגיטל – צרו ממשק מרוכז ובו כל פרטי ההפקה

יצירה של רשימת ארגון חתונה  בממשק דיגיטלי כמו , Excel או  Google Docs היא כנראה הדבר החשוב ביותר בפרויקט הזה. בקובץ כזה תוכלו לרכז את כל הנתונים – התקציבים, המחירים, המספרים ואפילו את המחשבות והרעיונות שיש לכם, ולהשתמש בכלים הדיגיטליים בכדי לעשות סדר בכל אלו. טבלאות אקסל, עליהן ניתן להפעיל פקודות של חישוב וכו׳, יהפכו את כל הסיפור להרבה יותר מסודר ופשוט. כמו כן, באופן זה תוכלו גם לשתף את בני הזוג וכל מי שהדבר נוגע לו, ברשימות ובנתונים הרלוונטיים, ואף לתת להם לערוך ולהוסיף נתונים חשובים לאורך הדרך. ניתן גם להיעזר באפליקציות ובתוכנות ייעודיות לניהול משימות, כמו slack, monday ועוד, שלמעשה מתפקדות כרשת חברתית קטנה עבור כל המשתתפים בהפקה. באופן זה השליטה שלכם על כל חלקי הפקת האירוע תהיה רחבה ועמוקה יותר, וכך גם השקט הנפשי שלכם. 

חשבו על תאריכים פוטנציאליים ונסו לשמור על גמישות

על מנת שלא תהיו מוגבלים במובן של היצע אולמות חתונה וספקים שונים, מומלץ להיסגר על מספר תאריכים אידיאליים לחתונה, ולצד זאת להשתדל להיות גמישים ככל הניתן. כמו כן, כשניגשים לבחור מועד לחתונה, חשוב לקחת בחשבון גם גורמים חיצוניים כמו מידת האטרקטיביות הכללית של תאריכים מסוימים עבור זוגות אחרים, שאתם ״מתחרים״ עימם על המועד. תאריכים מבוקשים כמו מועדים שיש מיד לאחריהם חופש, למשל יום לפני ערב חג, או תאריכים בהם המספרים מסודרים בצורה נאה, עלולים לצמצם את הזמינות של אולמות וספקים שונים, וגם להעלות מעט את המחירים שיוצעו לכם.

לעתים קרובות, ארגון חתונה בדקה התשעים דווקא יכול לבוא בטוב, ולהציע שלל יתרונות כמו חיסכון בכסף וגם בכאבי ראש ודילמות. עם זאת, אם החלטתם ללכת על זה, תהיו חייבים להיות יעילים, מסודרים והחלטיים. איך עושים זאת על הצד הטוב ביותר?

מאז פרוץ מגפת הקורונה, ארגון חתונה ברגע האחרון, הפך להיות עניין שבשגרה, פחות או יותר. זוגות רבים תוהים – אוקיי, החלטנו להתחתן, אנחנו יודעים בערך מה אנחנו רוצים – איזה סגנון, איזה אוכל, איזה די.ג׳יי ומי המוזמנים… אז למה לחכות בעצם? במדינות שונות בארצות הברית למשל, נהוג לחכות לפחות שנה מרגע הצעת הנישואין (וההיענות החיובית כמובן) ועד לקיום החתונה עצמה. יש להם מן קטע כזה של תקופת אירוסין. לכו תבינו… אבל אנחנו הישראלים, עשויים מחומר קצת אחר, ולא ממש אוהבים המתנות ארוכות וממושכות מדי. עוד משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שלא תמיד כדאי לדחות דברים, כי יש יותר מדי בלת״מים בחיים האלה, ואי אפשר לדעת מתי שוב תוכלו לעשות את זה. בקיצור, ארגון חתונה בדקה התשעים דווקא יכול לבוא טוב לפעמים, וכבר נדון ביתרונות הרבים שיש במהלך כזה.

הצד הטוב בהפקת חתונה ברגע האחרון: עלות מופחתת ויעילות גבוהה 

היתרון הבולט והחשוב ביותר שארגון חתונה ברגע האחרון כרוך בו, הוא כמובן הוזלת העלויות של הספקים השונים ובמיוחד של האולם, שהוא המרכיב היקר ביותר בדרך בכלל, במסגרת הוצאות האירוע. באולמות אירועים, משוריינים מראש שלל אירועים, בדרך כלל אפילו שנה קדימה. לכן, אם ״תסגרו עבורם פינה״ עם תאריכים פנויים שנשארו ביומן, ברוב המקרים ילכו לקראתכם ויציעו גם הנחה משמעותית במחיר. במיוחד אם מדובר בתאריכים פחות מבוקשים, כלומר לא ימי חמישי בערב, ימי שישי בצהריים, או מועדים פופולרים אחרים, כמו למשל תאריכים בהם צפוי חג למחרת (יום חופש). באותו אופן, גם ספקים כמו חברת קייטרינג, צלמים, מאפרות, די.ג׳יי, מעצבי אירועים וכו׳, ישמחו למלא את היומן בעוד עבודה ״מעכשיו לעכשיו״, וסביר שיציעו לכם מחיר אטרקטיבי יותר מאשר זה שהייתם מקבלים אם הייתם משריינים אותם לעוד חצי שנה ואילך. מצד אחד, כדאי להנמיך ציפיות ולא לצפות למחירי ״רצפה״, במיוחד אם מדובר בספקים איכותיים ומבוקשים, מהצד השני, כן יש לכם הזדמנות לרכב על העניין של הרגע האחרון, ולבקש שילכו לקראתכם ויציעו לכם הנחה. במרבית המקרים זה יעבוד. עוד נקודה בהקשר זה, שאם תבחרו ספקים שעובדים עם אולם האירועים, סביר להניח שתוכלו להשיג עסקת חבילה במחיר משתלם במיוחד. 

יתרון נוסף בחתונה בדקה התשעים – פחות זמן להתלבטויות

לחלק מהאנשים זה לא בהכרח יישמע כיתרון מובהק, אבל אם אתם מביני עניין, אתם תגלו שמדובר במעלה רצינית. כאשר יש לרשותכם רק מספר חודשים לארגן חתונה, אין לכם את הפריווילגיה של ״אכילת הראשים״ וההתחבטות וההתלבטות בין הספקים השונים, איזה אולם לבחור (גם האופציות מצומצמות), האם ללכת על שמלת כלה בסגנון וינטג׳ או בוהו שיק, האם להגיש לאורחים את המנות בפורמט של בופה או של פוד טראקס ועוד ועוד… יש לכם פחות אפשרויות (זה יתרון! סמכו עלינו), וגם פחות זמן להתמהמהה, להתלבט ולחפור בדברים. התוצאה היא קבלת החלטות מהירה ויעילה, שתחסוך לכם זמן, כיתות רגליים וכאבי ראש. אגב, היא גם תחסוך לחברים שלכם שיחות חפירה לתוך הלילה… הם יודו לכם על כך מקרב לב.  

דגשים לארגון חתונה בפרק זמן מוגבל 

היו יעילים ועבדו לפי הסדר

 לא רק שאין לכם את הפריווילגיה לדלג על שלבים בארגון חתונה, מה גם שאתם מוכרחים לעבוד באופן מסודר, וללכת שלב אחר שלב, אחרת אתם עלולים להיכנס לסחרור ולכאוס, ובמיוחד ללחץ שיינבע מקוצר הזמן שיש לכם לטפל בכל אחד מהמרכיבים של האירוע. אז בשלב הראשון – עליכם להכין קובץ מסודר (המלצת הבית: טבלת אקסל), ובו כל פרטי האירוע מפורטים באופן מסודר וברור. פתחו לשונית ייעודית לכל אחד מהדברים שאתם צריכים לטפל בהם. התחילו מלפרט את התקציב שעומד לרשותכם, וחלקו אותו לחלקים – כמה ממנו מוקצה עבור כל חלק? כדאי לערוך מחקר מהיר ויעיל לגבי העלויות השונות. אם יש לכם חברים או קרובי משפחה שנישאו לאחרונה והחתונה שלהם היתה פחות או יותר בסגנון שאתם מעוניינים בו – בקשו מהם את פירוט העלויות של המרכיבים השונים. 

בשלב השני, עליכם להזדרז ולשריין תאריך באולם אירועים. נכון שבמקרה שלכם, ככל הנראה המבחר יהיה מצומצם יותר, אבל הי, מי אמר שזה חיסרון? כדי להיות ממוקדים ויעילים יותר באיתור האולם המתאים, שימו את הדגש על שלושת הפרמטרים הבאים: מחיר, מיקום גאוגרפי, וסגנון. קחו בחשבון שייתכן שתצטרכו לעשות פשרות כאלה או אחרות, וזה הזמן לדון ביניכם – על אילו דברים אתם לא מוכנים להתפשר.

בשלב הבא, חשוב לסגור חברת קייטרינג, וכאמור – כדאי להעדיף את זו שפועלת בתוך אולם האירועים שבחרתם ״בילט אין״. מהלך כזה לא רק עשוי לחסוך לכם כסף, אלא גם המון זמן וכאב ראש. על חברת קייטרינג שעובדת במקום מסוים, ועובדיה כבר צברו ניסיון שם ויודעים כיצד להתנהל בזריזות וביעילות, אפשר לסמוך שתספק את הסחורה על הצד הטוב ביותר.

ספקים נוספים כמו מאפרות, צלמים, די.ג׳יי, מעצבים, מפעילי דוכנים ועוד, יש היצע גדול יותר מאשר אולמות אירועים וחברות קייטרינג, מאחר ומדובר בצוותים מצומצמים או אדם יחיד. אין זה אומר שאפשר להקל ראש בעניין, הרי אף אחד לא ירצה שלא יהיה צלם בחתונה שלו, ורוב הזוגות גם לא יוותרו על די.ג׳יי, אך עם זאת, אפשר לתעדף מציאת ספקים מסוג זה בתחתית הרשימה, מיד אחרי האולם וחברת הקייטרינג.

 בין שמדובר בחתונה קטנה, אירוע ברית או בריתה, או אירוע עסקי – מאז הקורונה, הגישה החלה להשתנות לכיוון ״פחות זה יותר״. רשימת האורחים מתקצרת ויותר ויותר אירועים נערכים בהיקף מצומצם. מהם אירועי בוטיק ואיפה מומלץ לחגוג אותם?

מאז הקורונה, יותר ויותר אירועים מתקיימים בהיקף מצומצם של משתתפים. בהתחלה, הפורמט השתנה מתוך חוסר ברירה, כלומר היו הגבלות שהשתנו לכאן ולכאן, אך לפי כולן, היה צורך בקיצור אורך רשימת המוזמנים, בהתאם להנחיות הקורונה ולמקדם ההדבקה המשתנה. עם הזמן, גם לאחר שהוסרו ההגבלות, גופים, חברות, משפחות וזוגות, החליטו להפיק אירועים קטנים יותר, מתוך הגילוי המפתיע של היתרונות הרבים שאירוע בפורמט כזה אוצר בחובו. בין שמדובר בחתונה קטנה, אירוע ברית או בריתה, או אירוע עסקי – הגישה החלה להשתנות לכיוון ״פחות זה יותר״. 

אי לכך, יותר ויותר אנשים החלו מחפשים אחר אולמות בוטיק במרכז, כלומר מקומות קטנים וייחודיים, שלכל אחד מהם אופי אחר לחלוטין וזהות שונה, והם מביאים משהו מיוחד – נתון פתיחה אחר לכל אירוע שייערך בהם. במקרים רבים, המקום הוא האירוע. כלומר, אולם האירועים בו מתקיים האירוע, הוא זה שמכתיב את הטון ולמעשה עושה את האירוע למה שהוא, ומבדל אותו מאירועים אחרים. 

כאשר פונים לחפש מקום עבור אירוע קטן, נפתחות בפניכם אופציות רבות ומגוונות, ככל הנראה הרבה יותר אפשרויות מאשר אלו שהיו עומדות בפניכם במקרה שהיה מדובר באירוע המוני יותר. עבור אירועים גדולים, המונים 300 איש ומעלה, הוקמו אולמות האירועים המוכרים, שרובם, איך לומר, דומים למדי זה לזה. אולי אפילו דומים מדי…

במילים אחרות, כאשר עורכים אירוע קטן במקום מיוחד, הסבירות היא שהאירוע עצמו יהיה מיוחד, וגם כזה שייזכר לאורך זמן. 

באילו מקרים כדאי לחפש אחר אולמות בוטיק?

חתונה קטנה

כיום, כבר מבינים שאירוע חתונה קטן ואינטימי הוא ה-דבר. במסיבה בה כולם באמת מכירים את כולם, כולם באמת מתרגשים, כולם באמת נהנים לרקוד (ולא עושים זאת כי הם ״חייבים״ לחתן ולכלה), לכם – הזוג המתחתן, יש זמן להקדיש לכל אחד מהאורחים תשומת לב לאורך האירוע, לרקוד ולשמוח בחברתם… בטקס החופה ובתוכנית האומנותית, כולם מתרגשים על אמת, ולא סופרים את הדקות עד שיתפחו את הבר והבופה, האוכל מושקע ושווה יותר, והאווירה חמה בקטע אחר. בקיצור, אנחנו השתכנענו והתחלנו לחפש אחר מקומות לחתונה קטנה. עוד יתרון, שהמקומות ה״בוטיקיים״ הם הרבה יותר מעניינים ומיוחדים, מה שאומר שגם החתונה תהיה כזו. 

אירוע ברית או בריתה

אם אירוע חתונה כבר הפך לאירוע אינטימי, אז על אחת כמה וכמה כאשר מדובר באירוע ברית או בריתה, במסגרתו אתם חוגגים את הגיעו של אדם חדש למשפחתכם. באירוע כזה, אתם באמת רוצים רק את הקרובים ביותר, שיגיעו להתרגש איתכם. ברית/ה זה מסוג האירועים שבאמת מתאים להם להיערך במקום קטן וחמים, ולכן כאשר מחפשים אחר אולם לברית, כדאי לחשוב מחוץ לקופסא, ולאו דווקא לפנות לעבר האולמות המוכרים והגנרים. 

אירוע בר/בת מצווה

כשהורי בר/בת המצווה היו ילדים וחגגו בעצמם את הגיעם למצוות, לא היו יותר מדי שאלות – היה ברור שכל הילדים בשכונה חוגגים באותו האולם, או מקסימום בחצר של ההורים. כיום, הדרישות כבר עלו, וכולם רוצים לעשות משהו מיוחד יותר באירוע שלכם, ולא, לא מדובר רק על האטרקציות וההופעות השוות שאולי תשלבו באירוע. מדובר במקום מיוחד, שייתן את הטאץ׳ ואת הסטייל לאירוע מבעוד מועד. גם אירועי בר/בת מצווה הוקטנו באופן משמעותי מאז פרוץ המגיפה, אבל ממש לא בטוח שזה רע… באירועים קטנים יותר, אפשר להשקיע יותר תשומת לב בפרטים, באוכל, בתוכנית ועוד, ולהפיק אירוע שעוד ימשיכו לדבר עליו עד הבר מצווה של הנכדים. 

אירועים עסקיים

כידוע, ישראל הפכה זה מכבר למעצמת הייטק (גם בתחומים אחרים יש במה להתגאות, אבל ההייטק שולט כרגע), וחברות סטארט אפ ואחרות צצות כאן כמו פטריות אחרי הגשם. כחלק ממגמה זו, החברות משקיעות מאמצים משמעותיים מאוד הן בגיוס העובדים והן בשימור שלהם בחברה. כמובן, גם בהיבטים של שיווק ופרסום, וגיוס ושימור לקוחות, מושקעים משאבים רבים. הסוגיה הזו מביאה לא מעט חברות ליזום אירוע חברה, לרווחת העובדים שלהן, במסגרתם הן מפיקות אירועים מסיבתיים ומפנקים, שלא פעם כוללים הופעה שווה, קולינריה ברמה גבוהה, אלכוהול ועוד פינוקים. במיוחד כאשר מדובר למשל במסיבת הנפקה של החברה, זה הזמן לגמול לעובדים על עבודתם הקשה והמשתלמת, ולתת להם עוד זריקת מרץ להמשך, ואין מתאים מאירוע חברה מדוגם כדי לעשות זאת. גם כאשר רוצים להיחשף בפני קהלי לקוחות ומשקיעים חדשים, חשוב שהאירוע יהיה בסטייל וברמת גימור גבוהה. לכן, כאשר מחפשים אחר אולמות לאירועים עסקיים, חשוב שהמקום עצמו יהיה ייחודי, ולא פחות, חשוב שהוא יהיה במיקום מרכזי ונגיש, אחרת אחוזי ההשתתפות עלולים לצנוח, וחבל על כל ההשקעה… 

כנס מקצועי – עבור עובדי חברה או לקוחות 

גם כאשר מדובר בכנס מקצועי, האולם עצמו הוא חשוב. קודם כל, חשוב לדאוג שהמתקנים והציוד הטכני במקום יהיו ברמה גבוהה, כי הזרימה החלקה של התוכן – ההרצאות, המצגות וכו׳, היא הדבר החשוב ביותר על מנת להעביר את המסרים ואת הידע שאתם מעוניינים. עם זאת, גם הסגנון של המקום נמצא איפשהו במקומות הראשונים של רשימת סדר העדיפויות, שכן, כיום כבר אין דבר כזה כנס מקצועי בלבד. גם באירועים מסוג זה, אתם מעוניינים להעביר איזושהי חוויה טובה ונעימה, ולפנק את האורחים שלכם עם קפה טוב, נשנושים שווים או ארוחה של ממש, בהתאם לסוג הכנס, ולהיקף ולשעה בה הוא מתקיים.

כידוע, אחת ההחלטות החשובות ביותר במסגרת הפקת חתונה, היא לבחור איפה יתקיים האירוע. לפני שאתם נכנסים ללחץ, הכנו עבורכם רשימה של כמה פרמטרים שיסייעו לכם להתמקד ולייעל את החיפוש

אחרי שבמשך שנים, ייתכן שהרצתם בראש אינספור תרחישים לגבי איך שאירוע החתונה שלכם יראה, המציאות מתחילה לקחת חלק בסיפור, ועכשיו זה אמיתי. התארסתם זה מכבר וכעת אתם ניגשים למשימה גדולה ומורכבת, אבל לא פחות מכך – מרגשת ומשמחת. הפרויקט של הפקת החתונה עצמה. משימות רבות לפניכם, המצריכות לא מעט משאבים, הן במובן הכספי של העניין, והן בהיבט של אנרגיה וזמן, וכדאי שתהיו ערוכים לכך. יש אנשים שתהליך הפקה – הכנת רשימות, קבלת החלטות, פירוט תקציבים וניצוח על שלל ספקים – הוא בדם שלהם, וזה בא להם בטבעי. עם זאת, עבור רוב האנשים לא מדובר במטלה פשוטה, ועל אף שאין ספק שזהו אירוע בהקשר הכי חיובי שיש, זוגות רבים מוצאים את עצמם בלחץ רציני בחודשים שלפני החתונה.

יש כמה דברים שאתם יכולים לעשות כדי להקל על עצמכם באופן משמעותי בעניין זה. קודם כל, אם התקציב מאפשר זאת, מומלץ בחום לשכור את שירותיו של מפיק אירועים מקצועי, שידע בדיוק איך למשוך בכל החוטים הנכונים, לחסוך לכם זמן והמון עצבים, ולקחת על עצמו את האחריות על הזרימה החלקה של האירוע הגדול.

עם זאת, יש כמה החלטות גדולות שחשוב שאתם, הכלה והחתן, תקבלו בעצמכם, על מנת שהחתונה שלכם תשקף את הסטייל שלכם ואת מי שאתם, ותרגישו בה הכי טוב ונוח שאפשר.

כידוע, אחת ההחלטות החשובות ביותר היא לבחור איפה תיערך החתונה. האם, למשל,  זה יהיה באולם חתונות במרכז, או דווקא בגן אירועים פתוח בטבע, למשל בלוקיישן גלילי או מדברי? מדובר כמובן בהבדל של שמיים וארץ בכל אחת מהאופציות, ולא נגזים אם נאמר שזה עומד להיות אירוע שונה לחלוטין בכל אחת מהן.

כמובן, גם לגבי ההחלטה הזו ניתן להתייעץ עם מפיק אירועים מנוסה ולקבל את חוות דעתו המקצועית לגבי היתרונות והחסרונות שבכל מקום, ואולי אפילו על היבטים לוגיסטיים ועוד, שיכולים לשפוך אור על העניין ולקדם אתכם לעבר הבחירה הנכונה. אבל כאמור, לבסוף זו צריכה להיות בחירה שלכם, וחשוב שהיא תהיה כזו שאתם שלמים איתה לחלוטין. 

הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לערוך את הסינון האפקטיבי במהלך החיפוש אחר המקום המושלם עבור החתונה שלכם:

הגודל

מובן מאליו כי אחד הפרמטרים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר האולם, הוא היקף החתונה שלכם. האם מדובר באירוע של יותר מ-200 איש או שמא החלטתם ללכת על חתונה קטנה? אי לכך, אחד הצעדים הראשונים שתצטרכו לבצע בתהליך הפקת האירוע הוא לגבש את רשימת האורחים שלכם, ולהבין את סדר הגודל של אורכה. חשוב לבחור במקום שיכיל את כמות המוזמנים שלכם בנוחות ולא, חלילה, בדוחק, אך מהצד השני, גם לבחירה של מקום גדול מדי יש חסרונות פוטנציאליים. מקום ענק, עלול לגרום להתפזרות ולתחושת ריקנות, שעלולות לפגוע באווירה באירוע, ולכן יש להתייחס לשני צידי המטבע.

התקציב

התקציב העומד לרשותכם עבור האירוע, הוא למעשה הגורם ממנו ״נשאבים״ כל המרכיבים בחתונה – האולם, האוכל, הדי.ג׳יי, העיצוב, המתנות לאורחים, שמלת הכלה, חליפת החתן, המאפרות, הצלמים ואף שכרם של המפיקים, במידה והחלטתם לשכור כאלו. מאחר והתשלום לאולם דורש נתח גדול, אולי אף עיקרי, מהתקציב, בשלב הזה חשוב מאוד להבין כמה אתם יכולים להרשות לעצמכם לשלם על האולם, ולהתמקד באלו שהם מתקבלים על הדעת מהבחינה הזו.

מה הסגנון שלכם?

כאן יש נקודה שמצד אחד היא קריטית, מצד שני מדובר בפרמטר שעלול להיות חמקמק. לכן, חשוב מאוד להיות מגובשים עם עצמכם ולדעת בדיוק מהו הסגנון המאפיין אתכם ומה אתם מחפשים עבור האירוע שלכם. אם אתם, לדוגמא, ״עכברי עיר״ מושבעים, שאוהבים את הסטייל האורבני העדכני, פחות יתאים לכם להינשא בלב מדבר או בקרחת יער, למשל – ולהיפך.

איפה אתם, בני המשפחה והחברים גרים?

מיקום גיאוגרפי הוא גם אחד הפרמטרים החשובים בבחירת אולם האירועים בו תינשאו, ויש שיגידו שהוא החשוב ביותר. במדינה פקוקה כמו שלנו, אם תבחרו במיקום מרוחק עבור רוב המוזמנים שלכם, תדונו אותם לנסיעה ארוכה ומייגעת, אפשר להגיד, ודי בוודאות, כי ההנאה שלכם מהאירוע תיפגם. יכול להיות שיש לוקיישנים המצדיקים את המסע הזה, אבל כן חשוב לנסות ולהנגיש את האירוע שלכם כמה שיותר. בדקו – איפה רוב האורחים שלכם גרים, ונסו למצוא את אולם האירועים שיהיה ב״מקום טוב באמצע״, לכל הפחות. 

העונה והשעה

לעונת השנה ואף לשעה בה האירוע צפוי להתקיים, יש חשיבות בבחירת המקום עצמו. אם, לדוגמא, החתונה צפויה להיערך בעונה גבולית מבחינת מזג האוויר, כלומר עם סיכון לגשם, תעדיפו מן הסתם לבחור במקום סגור ומקורה. גם לשעת האירוע יש חשיבות. אם אתם חושבים, למשל, ללכת על חתונה ביום שישי בצהריים, תוכלו למנף את העניין ולבחור במקום שנשקף ממנו נוף היסטרי, שלעומת זאת עלול להיות קצת זניח אם מדובר באירוע ערב. אם אתם מכוונים לעונת מעבר, בה שורר מזג אוויר נעים במיוחד, תוכלו להנות ממקום נעים, באוויר הפתוח. כמו כן, אם אתם קצת יותר גמישים, תוכלו גם ללכת בכיוון ההפוך. אם במהלך חיפושיכם נתקלתם במקום שיכול להיות מהמם בקיץ, אבל בחורף הוא פחות, אולי שווה לנסות ולהעביר את מועד החתונה שלכם בהתאמה למקום. 

לסיכום, לבחירת האולם בו תתחתנו יש המון השפעה על אופי האירוע שלכם וכמובן על הצלחתו. לכן, כדאי להתמקד בפרמטרים שיכוונו אתכם אל עבר האופציה הטובה ביותר.

כמו כל הפקה של אירוע רציני, עומדות בפניכם לא מעט מטלות חשובות. החל ממציאת  אולם ועד לקבלת החלטות לגבי האוכל שיוגש באירוע, העיצוב והמוזיקה, וגם, כמובן – בחירת המוהל המומלץ. כמה טיפים שיעשו לכם סדר

נולד לכם ילד חדש. אין עוד הרבה אירועים מרגשים בחיים, ברמה של לידה. אדם חדש הגיע לעולם, ובעיקר – לעולמכם הפרטי, המשפחתי, והוא עומד לשנות את חייכם. אין ספק שהמאורע הזה ראוי לאירוע גדול ושמח, ויש שיגידו שאף יותר מחתונה. אם החלטתם לציין את האירוע הזה בחגיגה גדולה ומושקעת, אנחנו מאחוריכם בהחלט, אבל כמו כל הפקה של אירוע רציני, עומדות בפניכם לא מעט מטלות חשובות. החל ממציאת  אולם לברית ועד לקבלת החלטות לגבי האוכל שיוגש באירוע, העיצוב והמוזיקה, וגם, כמובן – בחירת המוהל המומלץ.

הנה כמה טיפים שיעשו לכם סדר, ויסייעו להרים את האירוע המוצלח, הנעים, המרגש והמהנה ביותר:

דבר ראשון – להחליט באיזה גודל של אירוע אתם מעוניינים? 

בשונה מחתונה או בר מצווה, ברית מילה עשויה להיות עניין שרבים יהיו מעוניינים לקיים באירוע מצומצם ואינטימי. במיוחד במקרה שאתם מעוניינים לבצע אותה כהלכתה, כלומר להביא את המוהל לאירוע עצמו, יש סיכוי לא רע שתעדיפו שרק המשפחה הקרובה תהיה נוכחת באירוע. עם זאת, לא בהכרח. יש גם את אלו שירצו שמעגל רחב יותר של חברים ובני משפחה יהיה נוכח באירוע. כמו כן, משפחות רבות בוחרות לעבור את ההליך עצמו בבית, או אפילו בבית חולים, ואילו את המסיבה עצמה לקיים באולם, בהיקף רחב יותר של משתתפים. אם מדובר בבריתה, אז כמובן שההחלטה סובבת סביב נסיבות אחרות. כך או כך, חשוב שבשלב הזה תהיו קשובים לעצמכם, ותקבלו את ההחלטה המתאימה ביותר, זו שגורמת לכם להרגיש הכי נוח ואינה מלחיצה. אנחנו לוקחים בחשבון גם שבלא מעט מקרים, מופעל לחץ על ידי המשפחה הקרובה, לכאן או לכאן, מה שגם עלול להשפיע על ההחלטה הזו. בכל מקרה, בשלב הראשון של תכנון האירוע, חשוב לגבש החלטה לגבי כמות המשתתפים. הנתון הזה הוא קריטי במיוחד עבור ההחלטות שתצטרכו לקבל בהמשך. 

לחשוב באיזה סגנון של אירוע אתם מעוניינים – וכך להחליט איפה תקיימו אותו

כעת, לאחר שהבנתם את גודל האירוע, פחות או יותר, תוכלו לגשת לשלב הבא – בחירת המקום בו הוא יערך. כאן נכנסים מספר פרמטרים חשובים, כאשר העיקריים ביניהם הם תקציב, קיבולת, סגנון וגם מיקום גיאוגרפי. נתחיל מהסוף – חשוב מאוד לבחור במיקום נגיש ונוח עבור בני המשפחה. באופן זה, הסינון הראשוני יהיה פשוט יותר, ואם לדוגמא, אתם ובני המשפחה מתגוררים במרכז הארץ, תוכלו לחפש רק אחר אולמות אירועים במרכז, ולחסוך זמן יקר על אופציות שאינן רלוונטיות. כמו כן, חשוב לבחור במקום שמתאים לסגנון האישי שלכם, בדגש על אופי חמים ומזמין, שיתאים לאירוע אינטימי כמו ברית. כמובן, המקום צריך להכיל את כל האורחים שלכם בצורה נוחה ומרווחת, אך עם זאת – לא מרווחת מדי, על מנת שלא תיווצר אווירה של חוסר גיבוש והתפזרות באירוע. אם תבחרו במקום עם סגנון, עיצוב ואווירה מיוחדים, תוכלו לסמוך על כך שזה יהיה אופי האירוע מראש. זו יכולה להיות מעין רשת ביטחון שתבטיח לכם אירוע בסטייל.

א׳-ב׳ בכל אירוע: האוכל

כידוע, האוכל הוא מה שזוכרים בסופו של דבר מאירועים, וגם בברית או בריתה – כדאי להשקיע יותר בפן הזה. אירועי ברית לעתים מתקיימים בבוקר או בצהריים, ולכן ניתן להתאים את התפריט למועד הספציפי. לדוגמא, אם מדובר באירוע בוקר, תוכלו לפנק את האורחים בתפריט בראנצ׳ עשיר, שככל הנראה גם יעלה לכם פחות מאשר תפריט בשרי. ארוחת בראנצ׳ עשויה להיות מגוונת וטעימה במיוחד, וגם להתאים למגוון העדפות קולינריות ותזונתיות של האורחים שלכם, בדגש על אלו הצמחונים ושומרי הכשרות. במיוחד בארץ כמו שלנו, שידועה בארוחות הבוקר העשירות והשופעות שבה – מגוון סלטים, תבשילי ביצים כמו שקשוקה, פשטידות, מיצים טבעיים וקינוחים חלביים, יכולים לבוא ממש טוב לאורחים שלכם. אם החלטתם ללכת על זה, חשוב להשקיע גם בקפה טוב ואיכותי שיוגש לאורחים. פשוט כי אין דבר כזה ארוחת בוקר בלי קפה.

גם אם האירוע מתקיים בשעות הצהריים או הערב, לא חייבים ללכת על הבופה המסורתי ועל תפריט בשרי. ישנן אופציות רבות כיום, שעשויות להפתיע את האורחים שלכם לטובה. לדוגמא, במקום בופה, מספר דוכני אוכל שכל אחד מהם מגיש מנה אחרת, כמו למשל מנות ״סטריט פוד״ שוות. ניתן לשלב גם דוכני אוכל שהם אטרקציה בפני עצמם, כמו דוכן קרפים, דוכן סושי, דוכן גלידה ועוד ועוד.

לא לשכוח לעצב את האווירה

בשלב האחרון, כדאי לחשוב על אלמנטים המייצרים אווירה, כי בסופו של דבר, האווירה השוררת באירוע משפיעה מאוד על הצלחתו, על הרושם שנותר באורחים ועל ההנאה שלהם. אחד הדברים החשובים מבחינה זו, הוא להחליט איזה סוג של מוזיקה תתנגן באירוע. אין הכרח להשקיע בדי.ג׳יי מקצועי עבור אירוע מסוג זה, אבל כן חשוב לתכנן מראש את הפלייליסט שיתנגן, או לכל הפחות, את הסגנון של המוזיקה. מומלץ להתייעץ עם נציגי אולם האירועים בקשר לעניין זה. עוד אלמנט שמשפיע על האווירה, הוא כמובן העיצוב במקום. באולמות רבים אין צורך לגעת בעיצוב, שהשקיעו בו רבות מבעוד מועד, אך ישנם אולמות שכן כדאי להוסיף איזה טאץ׳, בעזרת מעצבי אירועים מקצועיים. לבסוף, עוד צעד קטן שיכול להוסיף לאווירה, להתרגשות ולמצב הרוח הכללי, הוא תוכנית אומנותית קטנה, כמו ברכה מרגשת לאורחים שהגיעו להשתתף בשמחתכם, או סרטון קצר המורכב מתמונות מתקופת ההריון וכו׳. 

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים. מהם המהלכים החשובים ביותר בתהליך? 

לעתים קרובות, אירועי חברה ואירועים עסקיים ניזמים במטרה לתקשר את אסטרטגיית החברה, לשנות התנהגות פנימית בחברה, להשיק מוצר או שירות, להניע, להכשיר או לתגמל עובדים, או להשפיע על ההתנהגות החיצונית של הלקוחות כלפי המותג.

במקרים רבים, הם מפגישים בין עובדי החברה, תומכים ביוזמות שיווק או בהגדלת טוו המכירות, מעודדים הישגי צוות או פשוט כמשמעו – מהווים פעילות משעשעת ומבדרת עבור העובדים, בכירים או זוטרים.

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים.

השלב הקריטי ביותר: הבנת והגדרת תקציב האירוע

היקף התקציב עשוי להשפיע על כל היבט של הפקת האירוע. החל מבחירת המקום לאירוע חברה ומערכת ההגברה, ועד לאיכות הקייטרינג, רמת התוכנית האומנותית, האמצעים הטכנולוגיים ואנשי הצוות שיתפעלו את האירוע.

בשלב זה יש לבחון האם מאזן התקציב שלכם כולל הוצאות בלבד, או האם צפויות גם הכנסות דוגמת נותני חסות, פרסומות  או פורמטים אחרים של הכנסות חיצוניות?

האם כבר הפקתם אירוע בסדר גודל זהה ועם מאפיינים דומים? אם כן, השתמשו בתקציב הקודם כדי לקבוע את נתוני הפתיחה ואת הבסיס לתקציב הנוכחי, אך לצד זאת, קחו בחשבון משתנים כמו צרכים שהשתנו, עליית מחירים ועוד.

נתונים מתקציבי העבר יכולים להיות שימושיים כדי לקבל תמונה ברורה יותר של כמה ספקים מסוימים יגבו. השתמשו באלה כקנה מידה שיאפשר לכם להבטיח שלא יגבו מכם יותר, כאשר תפנו לספקים לקבלת הצעות מחיר ראשוניות.

עם זאת, כל תקציב אירוע זקוק לגמישות מובנית. הוצאות בלתי צפויות הן דבר שבשגרה, וגם עלויות הספקים משמשות כהערכה גסה, ולא כמחיר חקוק בסלע.

לחלק את התקציב לסעיפים

לאחר שסימתם עם פירוט העלויות של הספקים השונים, יש לערוך רשימה מקיפה של כל סעיפי התקציב הכלולים בהפקת האירוע, כולל עלות שכירת המקום, עלויות הגברה, תאורה ומקרנים, מזון ומשקאות, לינה ונסיעות, עלויות כוח אדם, הוצאות על  שיווק ופרסום, ועלויות שירותים שונים להם תזדקקו.

לצורך תכנון תקציב גדול או מורכב יותר, מומלץ להשתמש בממשק ייעודי לניהול אירועים ארגוניים, הכולל כלים ייעודיים לניהול תקציב אירועים. הדבר יבטיח איסוף מדויק של נתוני התקציב , יסייע לעקוב בקלות אחר הוצאות, להפיק דוחות תקציביים ולשקף גם את החזר ההוצאות של האירוע.

להבין לעומק – מהי מטרת האירוע?

התשובה לשאלה הזו, היא למעשה סוג של דרך ללכת מהסוף להתחלה, ולקבל הבנה עמוקה של התוצרים שאלו ששכרו את שירותיכם מקווים להשיג בסופו של דבר. באופן זה, תוכלו לתכנן את האירוע בצורה יעילה יותר, ואף לתקשר את הרעיונות שלכם בשפה שהלקוחות שלכם יבינו.

לאחר שהבנתם אם מטרת האירוע היא, למשל, לעורר מודעות למותג מסוים, לתקשר אסטרטגיה עסקית, לתגמל ולהניע, או להשיק מוצר או שירות חדש, תוכלו להציב יעדים, לוגם להגדיר את המדדים הנכונים כדי לעקוב אחר התוצאות. פרמטר זה יסייע גם להחליט מי יהיו המשתתפים באירוע, ואף להבין מהן הציפיות שלהם.

כאשר  מגדירים היטב יעדים לאירוע, התכנון, הקידום והעמידה בתקציב – הופכים להרבה יותר קלים.

בחירת המקום המתאים – המפתח להצלחת האירוע

כעת, פניכם אל אחד הצעדים הקריטיים והחשובים ביותר בתהליך ההפקה – איתור המקום המושלם לקיום האירוע. 

 גם עבור תהליך זה, הגדרה מדויקת ומפורטת של מטרות האירוע, עשויות לקדם אתכם מאוד לכיוון הנכון.  אולמות לאירועים עסקיים עשויים להיות שונים למשל ממקום שנועד למסיבות בלבד, כמו אולם חתונות. אף על פי שמקומות מסוימים, באדפטציה שונה, יכולים להתאים לכמה סוגי אירועים. 

כאמור, הגדרת היעדים תעזור כאן מאוד. אם, לדוגמא, הלקוחות שלכם מעוניינים להשאיר רושם מתמשך על לקוחות חשובים או פוטנציאליים, המקום יצטרך למלא את תפקידו ולספק גורם ״וואו״ בלתי נשכח.

גורמים נוספים שישפיעו על בחירת המקום כוללים כמובן את התקציב, הקיבולת, המיקום, הזמינות ופרמטרים שונים של לוגיסטיקה. הבנה ברורה של דרישות הלקוח ויעדי האירוע, תאפשר לכם לרכז מספק אופציות של מקומות פוטנציאליים, לשלוח בקשות להצעות מחיר ולהגיע לביקורים במקום, רצוי במהלך אירוע אחר.

מקומות מסוימים מציעים תמחור עונתי, כך שעלות ההשכרה עשויה להיות נמוכה יותר בתקופות מסוימות של השנה. יש לבדוק מהן העלויות עבור המקום שבחרתם בתאריך הרצוי. במידה ויש לכם גמישות מסוימת עם המועדים לאירוע, ייתכן שתוכלו להשיג מחיר טוב יותר במקום המועדף עליכם.

במידה והאירוע שלכם קצר מועד, הדבר יכול להפוך דווקא ליתרון. לעתים קרובות ניתן להשיג מחירים משתלמים באולמות אירועים, ״בדקה התשעים״. אם אתם מתכננים אירוע במועד רחוק יותר, שווה לתת צ׳אנס דווקא למקומות שבדיוק עוברים שיפוץ או כאלה שטרם נפתחו, ונמצאים בתהליך הקמה.

לסיכום, חשוב לזכור שאתם פועלים בשוק תחרותי מאוד, כלומר, הלקוחות שלכם, ובמיוחד אם מדובר בחברות הייטק מצליחות, פועלות בתחום תחרותי שמציב את העובדים בראש סדר העדיפויות, וניתן לומר שהמעסיקים מנהלים מלחמה של ממש כדי לגייס ולשמר את העובדים שלהם. לכן, כשמדובר בהפקת אירוע חברה המיועד לעובדי החברה, צריך לסגור את כל הפינות באופן מקצועי שלא ישאיר מקום לטעויות ולתקלות, לצד התוספת של האלמנט החמקמק הזה, ה״אקס פקטור״ שיהפוך את האירוע לייחודי, מקורי, מדהים ומרשים. כזה שלא יפסיקו לדבר עליו גם חודשים ארוכים לאחר סיומו. זו יכולה להיות הופעה אטרקטיבית במיוחד, עיצוב יוצא דופן, אוכל שווה ברמה גבוהה, די.ג׳יי מבוקש ועוד אטרקציות שישאירו את המשתתפים פעורי פה.

בעבר, בר המצווה היה בעיקר סביב העלייה לתורה, והחגיגה המשפחתית, שנועדה במקור לחגוג את העובדה שהילד נהיה לנער. כיום, מדובר בפרויקט בסדר גודל שאולי יזכיר לכם את החתונה שלכם. ככה עושים את זה נכון

כאילו לא חלפו עידנים מאז החתונה שלכם, ההורים, והופ – יש לכם ילד שמגיע למצוות, ועכשיו קיבלתם פרויקט הפקה חדש, גדול כמעט כמו החתונה שלכם, מסתבר – הפקת מסיבת בר המצווה.

בעבר, בר המצווה היה בעיקר סביב העלייה לתורה, והחגיגה המשפחתית, שנועדה במקור בעיקר לחגוג את העובדה שהילד נהיה לנער. במשפחות מסוימות וגדולות, זה היה גם אירוע גדול, אבל כיום, ובמיוחד בעידן הקורונה, יותר ויותר משפחות בוחרות בפורמט קצת קטן יותר, וכשהן מחפשות מקומות לבר מצווה, הן מכוונות לכאלה המכילים עד 300 איש. ישנם דברים נוספים שהשתנו בתחום האירועים בכלל ובתחום הבר מצוות בפרט, ובמיוחד – איכות הקייטרינג, התוכנית האומנותית והאטרקציות השונות.

שלבים בהפקת אירוע בר מצווה

בדומה לכל אירוע גדול אחר, גם בהפקת בר מצווה יש כמה שלבים חשובים שכדאי לעבור אותם לפי הסדר, על מנת להפיק אירוע מהודק, זורם ומוצלח.

שלב ראשון – הגדרת תקציב

השלב הזה הוא החשוב ביותר בשלבי ההפקה, מאחר ובהמשך הוא יסייע לכם להבין באופן בהיר ומדויק – מהן האופציות העומדות לרשותכם. הן מבחינת האולם, מבחינת הקייטרינג, האטרקציות ועוד. כדאי ליצור טבלה מסודרת ובה התקציב הכללי שגיבשתם לאירוע, ואז לפרט מהו הסכום שאתם מקציבים לכל אחד מהמרכיבים של האירוע. עבור השלב הזה, אפשר ורצוי להתייעץ עם מפיקי האירוע, במידה ושכרתם את שירותיהם. אם לא, חיפוש מהיר באינטרנט, או לחילופין, התייעצות עם חברים שילדים חגגו בר מצווה בשנים האחרונות, יסייע לכם לקבל תמונה ברורה יותר. 

שלב שני – איתור המקום המתאים ביותר

בשלב השני, יש כמובן לחפש את המקום המתאים ביותר לחגיגה, ולנסות לצמצם את הרשימה לאילו שנראים לכם הכי הולמים הן את היקף האירוע והן את הסגנון שלכם, וכמובן עומדים בגבולות התקציב שהגדרתם בשלב הקודם. על מנת לחסוך בזמן יקר, מומלץ להחליט מבעוד מועד על היקף האירוע, ולהיסגר על כמות המוזמנים. כמו כן, כדאי להבין כבר בשלב זה, באיזה אזור גיאוגרפי אתם מעוניינים לקיים את בר המצווה. אם רוב המשפחה שלכם מתגוררת בדרום הארץ, למשל, ניתן כב למחוק משורת החיפוש אולמות אירועים במרכז, ולהיפך. חשוב מאוד שהאולם יהיה ממוקם במיקום נוח להגעה, שלא מצריך למעלה משעה נסיעה, לפחות עבור רוב האורחים שלכם.

כמו כן, חשוב לשים לב מהו הגודל של המקום. כמובן שאם תהיו 300 משתתפים, אולם שיכול להכיל 600 משתתפים, מבחינה טכנית יוכל להכיל את האירוע. עם זאת, חשוב להבין שגם מקום גדול מדי יכול להוות בעיה, במיוחד מבחינת האווירה באירוע, שהיא אחד האלמנטים החשובים ביותר להצלחתו. כמובן שגם ההיפך יכול להיות בעיה – מקום צפוף מדי. לכן, חשוב לרדת לפרטים ולבחון את נתוני שטח המקום.

לצד זאת, חשוב שהמקום יתאים לסגנון שלכם, לאופי המשפחתי הייחודי שלכם, ושהאווירה והסטייל יהיו ״בילט אין״ בתוכו. אלו הם דברים שניתן לחוש ולהבין כבר בביקור חטוף במקום. לעתים קרובות, ניתן לבקש ממנהלי המקום להגיע לביקור חטוף במהלך אירוע אחר שקורה באולם. באופן זה, תוכלו בצורה הכי מדויקת ואותנטית, לקלוט את הוייב של המקום.

כמעט שכחנו – מובן מאליו שבשלב זה יש לבחון את מחיר האולם אל מול התקציב שהגדרתם למטרה זו.

שלב שלישי – אוכל, קדימה אוכל

בין הדברים שהשתנו בשנים האחרונות בתחום הבר מצוות, נמצא האוכל המוגש באירועים מסוג זה. ישראל הופכת למעצמה קולינרית, המסעדות בארץ מוגדרות בעולם כטובות ביותר, והשפים הישראלים עושים חיל בחו״ל. אין ספק שלדברים האלה יש השפעה הן על מה שקורה במטבחים הביתיים, והן על המנות המוגשות באירועים. התרבות הקולינרית כאן בצמיחה מתמדת, וזה ניכר ברמה ההולכת ועולה של האוכל באירועים. הסטנדרטים השתנו. כבר מזמן לא מדובר ברבע עוף ובבורקס ברוטב פטריות, אלא שהאורחים מצפים מכם להפתיע ולרגש אותם גם מבחינת הקייטרינג. בשלב הזה, יש לבחון את התקציב העומד לרשותכם עבור האוכל ולחפש אחר חברת קייטרינג שתעמוד בציפיות שלכם ושל המוזמנים. חשוב להתעדכן בטרנדים ואפילו בגימיקים קולינרים, במיוחד כאשר מדובר באירוע שרבים ממשתתפיו הם ילדים. רצוי לחשוב על קונספט שידבר אליהם כמו דוכני ממתקים, דוכן קרפים, גלידות ו״פוד טראקס״ שתפסו תאוצה רצינית בשנים האחרונות. זכרו שהאוכל הוא אטרקציה לכל דבר, ובסופו של דבר, זה גם מה שזוכרים מהאירוע. כדאי להשקיע בעניין הזה, ולא סתם ״לצאת בידי חובה״. 

שלב רביעי: אטרקציות ותוכנית אומנותיתֿ

אם כבר דיברנו על אטרקציות, אז גם בהיבט הזה כדאי להשקיע מחשבה, ולזכור שיש כאן הרבה ילדים שמצפים שיבדרו וישעשעו אותם, וחובת ההוכחה מוטלת עליכם, הורי חתן בר המצווה. גם בחלק זה כדאי להישאר עם האצבע על הדופק ולהתעדכן בטרנדים, לצד חשיבה יצירתית על אטרקציות מקוריות שאפשר לשלב באירוע. אלו יכולים להיות משחקי וידאו, הפעלה מצחיקה או מאתגרת, דוכני diy ברוח הרשתות החברתיות, ועוד. אם כבר דיברנו על רשתות חברתיות, שווה להקים עמדת צילום מגניבה, שתעודד את המשתתפים לתעד את האירוע ולשתף באינסטגרם וכו׳, וכך גם יהיו לכם עוד מזכרות שוות מהחגיגה המרגשת.

טיפ נוסף נוגע לתוכנית האומנותית – השתדלו לקצר עם ברכות מייגעות וארוכות. חישבו על הילדים שסבלנותם מוגבלת מלכתחילה, ושמרו את האיחולים העמוקים והמרגשים לפורום קצת יותר אינטימי, אולי בכלל בבית, ולאו דווקא באירוע הגדול עצמו. אם התקציב שלכם מאפשר זאת, שקלו להביא הופעה שווה לאירוע, ותהיו בטוחים שזה יהיה ה״היילייט״ של הערב הזה. 

איך תגרמו ליום הגדול שלכם לבלוט בין המוני החתונות שהמשפחה והחברים שלכם נכחו בהן בעבר? כמה טיפים פרקטיים להפקת חתונה שתעורר הדים רבים גם הרבה אחרי שאחרון האורחים יעזוב את האירוע

נכון, התכנסנו כאן קודם כל כדי לחגוג את אהבתם של זוג שהחליט למסד את הקשר ולהפוך את זה לרשמי. אבל בואו נודה באמת, יש כאן עוד מטרה חשובה – לארגן מסיבת חתונה מיוחדת, סוערת, שמחה, מתמשכת, וכזו שהאורחים ידברו עליה עוד שנים ארוכות…א

ז איך אתם גורמים ליום הגדול שלכם לבלוט בין המוני החתונות שהמשפחה והחברים שלכם נכחו בהן בעבר? הכנו עבורכם רשימה של כמה טיפים פרקטיים להפקת חתונה, כזו שתעורר הדים רבים גם הרבה אחרי שאחרון האורחים יעזוב את האירוע (בכוח). גם אם תקחו איתכם רק חלק מהרעיונות האלה, הדרך שלכם למסיבה מוצלחת וייחודית תהיה סלולה היטב. 

זרימה של אירוע מתחילה בתוכנית מפורטת

נדמה שאנחנו אומרים כאן דבר והיפוכו, כי אחרי הכל ״לזרום״ זה בדיוק ההיפך מלתכנן. אבל למעשה, כדי שאירוע יתקתק, ירוץ חלק, ללא תקלות וללא קרטוע מבאס, חייבים תוכנית. כל מפיק אירועים מנוסה יחתום על כך. לכן, אחד הדברים הראשונים בתכנון החתונה, הוא לשבת עם מפיקי האירוע (בהנחה ששכרתם כאלה), ולבנות יחד תוכנית עם מפרט של כל חלקי האירוע, ממש עד הרזולוציות הגבוהות ביותר. חלק מהפרטים האלה עלולים להיראות קטנוניים ממבט ראשון, אבל סמכו עלינו – ככה מייצרים ״פלואו״ מיטבי של אירוע. למתקדמים: ניתן לעצב כרזה עם תוכנית החתונה המפורטת, ולתלות בכניסה לאירוע, ממש מעין תפריט שיכין את האורחים לכל מה שהולך לקרות בחתונה. כמובן שאם יש בתוכנית הפתעות, אין צורך לחשוף אותן בשלב זה ולעשות ספוילר.  

תנו גז על הקטעים הבנליים והמשעממים

כן, אנחנו מתכוונים כמובן לטקס החופה, במידה ויש אחד כזה בתוכנית. אל תבינו אותנו לא נכון, החברים ובני המשפחה שלכם נמצאים שם כדי לצפות בכם נישאים כדת משה בישראל – אבל אף אחד לא רוצה להתייבש במשך למעלה מעשרים דקות, כאשר הרב מדקלם את הטקסט שהם שמעו כבר עשרות פעמים בחייהם. דרך אגב, אם אתם לא בקטע של חופה מסורתית דתית, כדאי לשקול לשכור את שירותיהם של שחקנים/סטנדאפיסטים/ חברים כישרוניים, שיחתנו אתכם בדרך מקורית ומשעשעת.

העניקו יחס אישי לכל אורח

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל חשוב שתגיעו להודות באופן אישי לכל אורחת ואורח בחתונה שלכם. לאחר שהחגיגה יוצאת לדרך, עשו כמיטב יכולתכם להתייחס ולבלות מעט עם כל אחד – בין אם זה אומר לפטפט קצת ליד הבר, לבקר בשולחן שלהם במהלך הארוחה, או לתת בראש ביחד על רחבת הריקודים.

אל תקלו ראש בסידורי הישיבה

זה לא משנה אם ארוחת הערב שלכם תוגש בפורמט של מזנון, או הגשה לשולחנות על ידי מלצרים: סידור הישיבה חיוני וחשוב, ויכול אפילו להיות קריטי עבור הנאתם של האורחים שלכם. עשו את כל המאמצים לקבץ יחד אנשים עם רקע ותחומי עניין דומים, כדי שיהיה להם על מה לדבר, גם אם מעולם לא נפגשו קודם לכן. מדובר ב״גיים צ׳יינג׳ר״ רציני עבור האירוע.

וודאו שהאורחים שלכם מרגישים בנוח

חתונה מיוחדת לא נמדדת רק בהפתעות ובמקוריות שבה, אלא גם בחוויה הבסיסית המוצלחת של האורחים. לא משנה באיזו עונה צפויה להיערך החתונה שלכם, חשוב לנסות ולחשוב לאילו דברים האורחים שלכם עשויים להזדקק במהלך האירוע, על מנת שיהיה להם נעים ונוח לאורך כל הערב. זה יכול להיות כרבוליות אם מדובר בחתונת חורף, הצללה ראויה, במקרה שמדובר בחתונה בשטח פתוח ואפילו כפכפים שיחולקו על רחבת הריקודים כדי להציל את רגלי הנשים מהעקבים. עוד כיוונים שכדאי להתייחס אליהם הם עמדת התרעננות בשירותים, שתכלול דאודורנט, מגבונים, סוכריות מנטה ואפילו איפור בסיסי. לא משנה באיזו עונה מדובר, כדאי לדאוג לשתייה קלה ובמיוחד למים שיהיו נגישים, רצוי בקנקנים וכוסות פזורים ברחבי האולם, ובעיר על הבר, זמינים לשימוש האורחים. 

דרך נוספת להראות לאורחים שלכם שאכפת לכם מהצרכים האישיים שלהם, היא להציב כמה נקודות טעינה לטלפונים – יש גם לכם אינטרס פה –  אם אתם מעוניינים שיעלו הרבה תמונות זוהרות שלכם מהאירוע לאינסטגרם –  החברים ובני המשפחה יצטרכו סוללה טעונה. נקודות מתאימות יכולות להיות בחדר הכניסה לשירותים ובמבואה לאולם.

הקצו אזור לאונג׳

לא כל אורח ירצה לרקוד כל הלילה. למעשה, חלקם אולי לא ירצו להגיע לרחבת הריקודים בכלל. למרות ששולחנות קבלת פנים הם מקום מצוין עבור חברים ובני משפחה לשוחח בו, יכול להיות נחמד, ואפילו טרנדי, להציע פינת ישיבה ייעודית. באזור זה, רצוי שהמוזיקה תהיה בוויליום נמוך יותר, יוצבו כיסאות נוחים ושולחנות קטנים (גם עמדת הטעינה יכולה להתאים באזור זה).

נשנוש לשעת לילה מאוחרת

נכון, אתם מגישים לאורחים שלכם ארוחת ערב וקינוח, אבל אלה נטרפים בדרך כלל שעות ארוכות לפני שהחתונה מסתיימת בפועל. כאשר המסיבה נמשכת לתוך הלילה (וזה בדיוק מה שאתם רוצים שיקרה), סביר להניח שלא מעט מהאורחים שלכם יחשקו בנשנוש טעים בשעת לילה מאוחרת. זיכרו שגם יש אלכוהול בתמונה, והוא צריך להיספג איכשהו. כמו כן, לא מעט אנשים מספרים כי הם היו נרגשים מדי מכדי לאכול בשעות הראשונות של החתונה, וזה עלול להתבטא ברעב פתאומי בדיוק בטיימינג הזה.  מומלץ לבקש מחברת הקייטרינג ששכרתם להציע לאורחים נשנושים |חטיפיים״ אבל דשנים, כמו למשל סליידרס של המבורגרים וצ’יפס, נקניקיות, טאקוס וכו׳, שיחזירו את החוגגים לחיים באישון לילה. גם בחלק זה, כמו גם בתפריט כולו, חשוב לדאוג גם לאופציות צמחוניות.

יש המון יתרונות וייחוד בחתונה המתקיימת בשעות הצהריים, ואין ספק שזה מועד שווה ומומלץ להינשא בו. עם זאת, חשוב לעשות את ההתאמות הדרושות, בדגש על בחירת מקום מתאים, תכנון לו״ז, ובחירת המנות  

בעוד שהמועד הפופולרי ביותר עבור חתונות הוא בערב, ואם לדייק אז חמישי בערב, אין כלל שאומר שאי אפשר להתחתן בשעות אחרות של היום. למעשה, בחינת מועדים חלופיים יכולה לא רק לחסוך לכם כסף, אלא גם לספק לכם גמישות רבה יותר בכל הנוגע לסוג האירוע שתרצו לערוך. אז למה לא לפתוח סוף שבוע של חגיגות עם חתונה בצהריים? 

על ההבדלים המרכזיים בין חתונת צהריים לחתונת ערב

לוח זמנים שונה, בדגש על שעת ההתארגנות לחתונה

ההבדל הגדול ביותר בין חתונה המתקיימת בשעות היום והערב הוא, כמובן, העיתוי. זוג שמתכונן לחתונה בשעות הערב, יכול בקלות לבלות יום שלם בהכנות ובהתארגנות. לעומת זאת, אם אתם מתכננים להינשא בצהריים, כדאי לקחת בחשבון קימה סופר מוקדמת בבוקר, בסביבות השעות חמש- שש בבוקר (תלוי בשעה בה הזמנתם את האורחים להגיע), על מנת להבטיח שתספיקו להתלבש, להתאפר, לסדר את השיער ואף להצטלם יחד – כל זה לפני שתגיעו למקום האירוע.

חשוב לוודא שיהיה לכם קצת זמן להתעורר בנינוחות, להתקלח ולהירגע עם החברים, לפני המאני טיים של האירוע.

כשמדובר באירוע צהריים, כדאי לשקול את האופציה של חתונה הפוכה, כלומר להתחיל מיד בהגשת הארוחה לאורחים, להמשיך בטקס החופה, ואחריו דרינקים וקינוחים, אולי תוכנית אומנותית, אם אתם מתכננים לשלב אחת כזו, וכמובן מסיבת ריקודים לתוך השעות הקטנות של… הערב, לא הלילה במקרה הזה. הקונספט של חתונה הפוכה יכול גם לחסוך לכם מתקציב האוכל, מאחר ותוותרו על המתאבנים ועל הבר שלפני הארוחה. עם הכסף שישתחרר לכם תוכלו לפנק את האורחים בעוד הפתעות בהמשך האירוע, לשדרג את הקייטרינג, להעניק לאורחים מתנות שוות בסוף החתונה או פשוט לשדרג את ירח הדבש שלכם.

מה עושים לאחר החתונה?

או, כאן נכנס הקטע הכי שווה בחתונת צהריים. כאשר מסתיים האירוע המרגש, כל הלילה עוד לפניכם ולגמרי כדאי לחגוג בו – אתם בני הזוג בלילה רומנטי כיפי, או בצירוף חברים טובים או בני משפחה שבא לכם להמשיך לחגוג איתם גם אחרי שההמון כבר עזב. אנחנו אוהבים את הרעיון של ארוחת ערב חגיגית אינטימית, רק לכלה ולחתן הטריים, או עם אנשים מהמעגל הקרוב. אפשרות נוספת היא פשוט לחתוך למלון (שהזמנתם מראש כמובן), להזמין אוכל שווה לחדר ופשוט לרבוץ במיטה ולהתפנק.

פחות פורמלית – יותר קלילה

אחד הדברים המגניבים בחתונת צהריים, שאגב גם מאוד מתאים לישראל, הוא זה שבצהריים הכל פחות כבד ורשמי, ויש איזו קלילות מבורכת, שאם חששתם – ממש לא הולכת לפגוע בחגיגיות של האירוע. כמו כן, האורחים שלכם מגיעים בוייב נינוח יותר, כי הם כנראה באו מהבית, אחרי לילה של שינה הגונה, ולא אחרי יום עבודה, מה שקורה בדרך כלל בחתונות ערב.

מה לובשים בחתונת צהריים?

בהמשך לסעיף הקלילת, מרבית הזוגות שעורכים חתונה בשעות היום בוחרים בגרסה קצת יותר קלילה ופחות רשמית של לבוש חתונה מסורתי. לגבר, זו עשויה להיות חליפה באפור, כחול או אפילו בז׳ במקום בשחור. גם סוג התפירה יכול להיות קצת פחות מחויט, לדוגמא – חולצה מכופתרת ללא מקטורן (במיוחד אם אתם מתחתנים בקיץ). עבור האישה, שמלת כלה מסורתית היא עדיין הבחירה הפופולרי, אם כי לעתים קרובות, כלות בוחרות בגזרה נינוחה יותר, בד קליל יותר, פחות דיטיילס פנסי כמו יהלומים ואבנים מנצנצות וכו׳. הסגנון שהכי יתאים לחתונת צהריים, במיוחד כזו הנערכת בחוץ, הוא סגנון הבוהו שיק, שהוא מאוד קליל, נונשלנטי ורומנטי. כדאי לשקול גם נעליים עם עקב נמוך יותר, או לאמיצות והגבוהות – ללא עקב כלל.

האם כל אולם חתונות מתאים לחתונת צהריים?

התשובה בקצרה, היא כמובן לא. ובהרחבה – נסו לדמיין אולמי חתונות שהייתם בהם כאורחים בחתונות ערב, מתפקדים כחלל לאירוע צהריים. ברוב המקרים, לא בטוח שזה יעבוד. חתונת צהריים היא כאמור, אירוע בוייב אחר, ולכן יש להתאים את המקום באופן מדויק לסגנון האירוע שלכם. לפני שאתם מתבאסים, חשוב לציין ולומר שזהו דווקא יתרון. באופן זה, תוכלו להיפתח למקומות פחות שגרתיים עבור החתונה שלכם, כאשר המועד המיוחד שלה גם יצדיק זאת. נסו לפתוח את הראש ולחשוב על חתונה בטבע, אירוע ביקב או בחצר מרווחת ויפה, חתונה ביפו, באווירה לבנטינית שמחה, או ליד הים, כאשר השמש עוד בשיאה.

להפתיע גם עם התפריט

בהמשך להמלצה על קונספט של חתונה הפוכה, כדאי לחשוב על תפריט מותאם למועד. כדאי לקחת בחשבון כמה דברים – מצד אחד האורחים שלכם מגיעים רעבים – ישר לשעת ארוחת הצהריים, ומהצד השני, באור יום נחמד לאכול מנות קלילות ורעננות, במיוחד אם חם בחוץ. כדאי לשלב בתפריט גם מנות דגים נאים, ומבחר של מנות מבוססות על ירקות ופירות טריים.

גם בגזרת האלכוהול, שווה לחשוב על קוקטיילים שיותר אופייניים לשעות היום – אפרול שפריץ, מימוזה, קמפארי ושמפנייה, יבואו טוב בשעות האלו, ולא פחות חשוב – יצטלמו נהדר.

במקרה שאתם ממש נועזים, והחתונה צפויה להתקיים בטווח המוקדם יותר של שעות הצהריים, שווה לשקול תפריט בראנצ׳ ולפנק את האורחים במנות לא שגרתיות של אגז בנדיקט, סלמון מעושן, פשטידות ופרנצ׳ טוסט מושחת, והכי חשוב – קפה משובח שיעורר אותם היטב על רחבת הריקודים. 

לסיכום, יש המון יתרונות וייחוד בחתונת צהריים, ואין ספק שזה מועד שווה ומומלץ להתחתן בו, אם כי חשוב מאוד לעשות את ההתאמות הנדרשות לכך. 

התפיסה לפיה – כמה שהאירוע גדול יותר, כך סמל הסטטוס שלכם עולה, הולכת ונעלמת מהעולם, ואף נחשבת למיושנת ולא עדכנית. מביני עניין הולכים היום על אירועים אקסקלוסיביים, בהיקף קטן יותר, ובאיכות גבוהה יותר. דגשים לתכנון אירוע בוטיק ברמת גימור גבוהה

הרבה דברים השתנו בשנים האחרונות, בכל הנוגע לתחום האירועים. עוד לפני הקורונה, רבים התחילו להבין שאירועי ענק, בהיקף מפלצתי והמון רעש, הם לא בהכרח כוס התה שלהם, וגילו את היופי והיתרונות הרבים שבאירועים מצומצמים יותר. התפיסה לפיה – כמה שהאירוע יותר גדול (ויקר), כך סמל הסטטוס שלכם עולה, הולכת ונעלמת מהעולם, ואף נחשבת למיושנת ולא עדכנית בחברות מסוימות. דווקא האיפוק האלגנטי, זה שמגיע ממקום שאין צורך להשוויץ ולהתפאר בממון ובשפע, מצביע על קלאס באפס מאמץ, ועל כך שהגעתם למקום טוב, של ביטחון עצמי, שמשחרר אתכם מהצורך להפגין ולנפנף במה שיש לכם, אלא לדייק את הבחירות שלכם, באופן הממתאים לכם ביותר, וכזה המספק עבורכם נחת והנאה. מובן מאליו, שפרוץ המגיפה הארורה לחיינו רק חידד את העניין הזה ונתן בוסט רציני לכיוון של אירועי בוטיק קטנים, איכותיים, מדויקים ובקיצור, הפורמט שמביני עניין בוחרים בו. בין שמדובר בחתונה, בבת או בר מצווה, באירוע ברית, או בכלל באירוע חברה או באירוע עסקי – פורום מצומצם במסיבה אקסקלוסיבית – זה הדיבור.

נעשה רגע סדר – מהם אירועי בוטיק?

קודם כל, בואו נתעכב רגע על המילה ״בוטיק״, שבעבר שימשה אותנו בעיקר כדי להגדיר חנויות אופנה קטנות, אז נשארנו עם הקטנות (ואולי גם עם האופנה), אבל אנחנו באזור של אירועים כעת, ולא של בגדים. במילים אחרות, הכוונה למשהו שהוא ייחודי, אקסקלוסיבי, ובדרך כלל גם בהיקף מצומצם.

כשמדובר באירועי בוטיק, הדגש הוא על בלעדיות והתאמה אישיתֿ – שני מושגים המגדירים היטב אירועים מסוג זה. מדובר בחגיגה מותאמת ומטופלת לפרטי פרטים, ש״תפורה״ לפי הצרכים הספציפיים של הלקוח.

אמנם כל סוג אירוע מצריך מהמפיקים להיות קשובים ומסורים ללקוחות, אבל כשמדובר באירוע בוטיק, האירוע צריך ״להיתפר״ ממש במדויק לפי מידות ודרישות הלקוח. זו יכולה להיות מסיבת יום הולדת, חגיגות יום נישואין עגול, כנס מקצועי או אירוע חברה. בכל מקרה, הלקוח וצרכיו הייחודיים, עומדים בראש סדר העדיפויות.

תמציתו של אירוע הבוטיק

אירוע בהתאמה מלאה מורכב מאינספור פרטים – החל מהמוזיקה, דרך התאורה, הצוות המתפעל את המסיבה והקייטרינג. אבל, באופן כללי, כדי להבטיח הצלחה, המפתח הוא הגדרת מוטיב חוזר, שבא לידי ביטוי בכל היבטי ומרכיבי האירוע. חלל המתאים באופן מדויק, לציפיות ולנוחות של המשתתפים, גיוון ומבחר של אלמנטים, ותיאום אפקטיבי בין הספקים המשתתפים באירוע.

אחד הדברים הנדרשים מאנשי צוות ההפקה, במיוחד כשמדובר באירוע מסוג זה הוא גמישות וראש פתוח, לצד יחס אישי ומסור ללקוחות. המטרה היא להביא משהו שונה, ולייצר חוויה ייחודית, תוך הקשבה והבנה של טעמם ואישיותם הייחודית של הלקוחות.

הולכים על אירוע בוטיק? כמה דגשים לתהליך ההפקה

להגדיר קונספט ייחודי בהתאמה אישית

כאמור, אחד המאפיינים הייחודיים לאירועי בוטיק, הוא שבדרך כלל יש קונספט מסוים, נושא ספציפי, שמלווה את האירוע ומתבטא בכל מרכיב שבו – העיצוב, המוסיקה, התוכנית האומנותית, האוכל וכמובן המקום עצמו. לכן, בשלב הראשון, מומלץ לשבת יחד עם מפיקי האירועים ששכרתם, ולנסות להגדיר יחד את הקונספט הייחודי לאירוע שאתם מתכננים. ברגע שהנושא יהיה מגובש, משם הדרך לשאל מרכיבי ההפקה תהפוך להיות הרבה יותר פשוטה, מאחר שכל אחד מהם למעשה ״ישאב״ מהקונספט הנבחר. לדוגמא, הלכתם על מסיבה בסגנון שנות ה-20, כבר ברור מהו סגנון העיצוב שאתם צריכים, מהי המוסיקה שהדי.ג׳י ינגן, ואפילו אילו קוקטיילים יוגשו במסיבה.

לחפש את המקום שייתן ערך מוסף ויגדיל את סיכויי ההצלחה

אם אתם מתכננים אירוע בוטיק, אתם ככל הנראה מחפשים מקום לאירועים קטנים, וכאן כדאי למקד את כל תשומת הלב ולבחור את האחד בקפידה רבה. תהליך בחירת המקום צריך לכלול מספר פרמטרים שיש לבדוק לעומק: האחד – עוד לפני שנוגעים בעניינים של סטייל ואיכות – האם המקום נמצא בנקודה גיאוגרפית מספיק נגישה עבור האורחים שלכם, ואם לא – האם הוא מצדיק את הנסיעה? השני, האם המקום מתאים במדויק לאירוע בהיקף קטן? קחו בחשבון שמובן מאליו שמקום גודל ומרווח יכול, מבחינה טכנית, להכיל את האירוע, אך מצד שני, אם המקום הוא גדול מדי, לא תצליחו להשיג את האפקט ולייצר את האווירה המיוחדת, האינטימית והייחודית באירוע. כמובן, יש לקחת בחשבון גם את הסגנון בו מתאפיין אולם האירועים. בחנו היטב את העיצוב במקום, בדגש על פריטים כמו שולחנות, כיסאות, גופי תאורה, פלטת צבעים וכו׳, ונסו להבין במדויק את הסטייל והאווירה בו.

תמיד להשקיע באוכל ואלכוהול איכותי

כאמור, אחד הדברים שמאפיינים אירועי בוטיק הוא שהם ״פיין״, כלומר עשויים ומאורגנים בקפידה, כאשר כל אחד מהמרכיבים בו הם ברמת גימור גבוהה ואיכות חסרת פשרות. אחד הדברים בהם הפרמטרים הללו הכי באים לידי ביטוי הוא כמובן האוכל והאלכוהול. ההמלצה שלנו, לא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר, תמיד תמיד להשקיע במנות שיוגשו לאורחים ובבר האלכוהול, שכן – אלו הם המרכיבים שיש להם את מירב אחוזי ההשפעה על החווייה והרושם של המשתתפים. על אחת כמה וכמה כשמדובר באירוע בוטיק, אירוע בהיקף מצומצם ונינוח, שמאפשר לאורחים להתרכז ולבחון היטב את המנות המוגשות להם, את מבחר המשקאות בבר וכו׳.

אז אם ננסה לסכם את המאפיינים של אירוע בוטיק, ואת המפתח להצלחתו, נראה שהעניין הוא סביב איכות וסגנון. אם כן, עליכם לברור היטב בין הספקים השונים, לבחור בקפידה את המקום ובאופן כללי – לא להתפשר.