מהקייטרינג ועד המאפרת: כיצד להרכיב רשימת ספקים לחתונה?

כל הפקה מורכבת מתחילה מרשימות מסודרות של המטלות, בסדר יורד בהתאם לרמת חשיבותן, כלומר מתחילים כמובן מהמשימות הגדולות, החשובות והדחופות ביותר, ויורדים בהדרגה למשימות שמצד אחד אין ספק שהאירוע לא יוכל להתקיים בלעדיהן, ומהצד השני – הן יכולות לסבול דיחוי מסוים. באותו אופן, מומלץ להרכיב גם רשימת ספקים לחתונה. עומדות לפניכם לא מעט משימות, חשובות יותר וחשובות פחות, ואם זה לא מספיק, אתם גם חווים התרגשות אדירה ולא מעט סטרס, שעלולים להפריע לכם, במיוחד אם אין לכם ניסיון קודם בהפקת אירועים, ואתם נוטים להתפזר.

 

טיפים להרכבת רשימת הספקים הנכונה

 

אז כאמור, הרשימה הזו חייבת להיות בעצם תיעדוף של המשימות שלכם לקראת האירוע, כאשר המטלות הן למעשה בעיקר מתרכזות באיתור הספקים המתאימים – הם אלה ש״יעשו את האירוע״ שלכם, ובחירה לא נכונה שלהם עלולה לשבש את החתונה שלכם. מומלץ לפתוח טבלת אקסל ובה קודם כל רשימת הספקים הדרושים בסדר יורד – אולם, חברת קייטרינג, די.ג׳יי, מעצבי אירועים, מעצב/ת שמלות כלה וכו׳. בשלב הבא, יש לפתוח גיליון נפרד לכל אחד מהספקים, בו תרכזו את כל הנתונים, המידע, המחירים הצפויים, התקציב שעומד לרשותכם לצורך המרכיב הזה באירוע וכו׳. בגיליון תרכזו גם את כל מהלך התקשורת עם הספק הספציפי, הערות, מטלות קשורות וכו׳. לגיליון המרכזי תוכלו לחזור בכל פעם על מנת לוודא ולאשר שהשלמתם את המשימות לפי הסדר, ורק אחרי שסיימתם עם משימה אחת, כלומר שריינתם ספק מסוים וחתמתם איתו על חוזה או הסכם, תוכלו להתקדם. כמובן שיש משימות שיכולות להתקיים זו במקביל לזו, אך את ההסדר וההסכמים מומלץ לעשות לפי הסדר, הרי לא יתכן שתסגרו תאריך עם חברת קייטרינג לחתונה, לפני ששריינתם מועד עם אולם אירועים.

 

״התותחים הכבדים״: מהם שלושת הספקים החשובים ביותר עבור האירוע שלכם?

 

אולם אירועים – בלעדיו לא יכול להתקיים האירוע

 

כמובן, בלי מקום שיארח את האירוע שלכם, לא תוכל להתקיים החתונה. זהו המרכיב המשפיע ביותר על האירוע שלכם ואי לכך הוא גם הקריטי והחשוב ביותר, וחשוב לטפל בו בשלב הראשון של תהליך ההפקה, ויפה שעה אחת קודם. ככל שתקדימו לחפש אחר האולם המתאים, כך תגבירו את הסיכויים למצוא את האחד שהכי מדבר אליכם, ותצמצמו את הצורך לעשות פשרות. הפרמטרים שיש לשים עליהם את הדגש כאשר מחפשים אולם לחתונה הם המיקום, גודל המקום (בהתאם להיקף האירוע המתוכנן ואורך רשימת המוזמנים שלכם), העלות של שכירת המקום על שירותים (בהתאם לתקציב העומד לרשותכם) וכמובן הסגנון והאיכות שלו, שחייבים להיות לשביעות רצונכם, כאשר מדובר באחד האירועים החשובים בחייכם.

 

קדימה אוכל: חברת קייטרינג

 

גם האוכל בחתונה הוא כמובן מרכיב קריטי באירוע, וישפיע מאוד על החוויה של האורחים שלכם ועל שביעות רצונם. לכן, כדאי למהר ולחפש אחר שירותי הקייטרינג שהסגנון והרמה שלהם הכי מתאימים לכם, תוך הבנה שהחברות הטובות ביותר הן גם המבוקשות ביותר, ולכן כדאי למהר עם העניין הזה. יש לציין שלא מעט אולמות אירועים מציעים שירותי קייטרינג הפועלים במקום, ומומלץ לבחון את האופציה הזו, שיכולה לחסוך לכם הרבה כאב ראש ומטלות לוגיסטיות. אם אולם האירועים שבחרתם הוא ברמה גבוהה, סביר להניח שגם חברת הקייטרינג הפועלת בו עולה בקנה אחד עם הסגנון והאיכות.

 

די.ג׳יי: ישפיע על הצלחת מסיבת הריקודים

 

למרבית הזוגות חשוב מאוד החלק של מסיבת הריקודים, והם מתייחסים אליו כאל החלק המרכזי של האירוע שלהם. לתקליטן טוב יש את היכולת להרים את המסיבה בחתונה שלכם במשך שעות של ריקודים, צחוקים וכיף, ולהיפך… כמו כן, הדי.ג׳יי אחראי גם על השמעת המוזיקה במהלך קבלת הפנים, וחשוב מכך – על השירים שיתנגנו בדרך אל החופה וברגע שבירת הכוס – רגעי השיא של האירוע. לכן, חשוב לאתר די.ג׳יי מומלץ מבעוד מועד, ממש לאחר חברת הקייטרינג, או אפילו במקביל. בדומה לשאר הספקים החשובים, גם כאן – הטובים נחטפים מהר.

 

גם הם חשובים – אבל בשלב הבא: הספקים המשניים שתזדקקו לשירותיהם

 

צלמים

 

חשוב לזכור, שבסופו של דבר, כל מה שיישאר לכם מאירוע החתונה שלכם אלו הם הזיכרונות והתמונות והסרטונים. באירוע בו השקעתם כל כך בבחירת המקום ובעיצובו, בלבוש שלכם ובאיפור, חבל שלא להשקיע בתיעוד איכותי ומסוגנן, שיניב תמונות שתוכלו להתרפק עליהן במשך כל החיים שאחרי, וגם להראות לילדים ולנכדים כמובן. בקיצור, צוות הצילום של החתונה הוא עניין חשוב. כדאי לקבל המלצות מזוגות ששכרו את שירותי הצילום שאתם בוחנים, לפני שאתם משריינים אותם גם לחתונה שלכם.

 

איפור- שיער

 

זהו היום שלכם, והכי חשוב לכם בעולם להיראות טוב. זו קלישאה, נכון, אבל הכלה היא הנסיכה של האירוע הזה, וכל אחת רוצה להרגיש ולהיראות ככה ביום חתונתה. לכן, המאפרות ומעצבי השיער (לא פעם מדובר בספק/ית אחד/ת שעושה את שני התפקידים), הם חשובים מאין כמותם, וחשוב למצוא את האנשים שאתן מתחברות לסגנון שלהן ברמה הגבוהה ביותר.

 

רב שיחתן אתכם/ מישהו שינחה את הטקס

 

טקס החופה שלכם הוא התוכנית האומנותית של האירוע, ואין ספק שמדובר ברגעים המרגשים והחשובים ביותר בחתונה שלכם. לכן, חשוב לבחור רב מומלץ שינהל את האירוע הזה באופן משעשע, מרגש וזורם. גם כאן כדאי לקבל המלצות מזוגות קודמים שהרב כבר חיתן אותם. יש לציין שבשנים האחרונות לא מעט זוגות בוחרים להשקיע עוד בטקס החופה, ומשלבים בו קטעים אומנותיים או מצחיקים, ובוחרים סטנדאפיסטים או שחקנים שיחתנו אותם. מומלץ להשקיע בחלק זה, שיכול ממש ״לעשות את האירוע״. זוגות רבים בוחרים גם בחבר או חברה, או בני משפחה כדי להנחות את החלק הזה, שיכול להוות הצצה משעשעת ומעניינת לחיי הזוגיות שלכם.