כיצד למצוא מקומות לבר מצווה ולהבטיח שהאירוע יהיה מושלם?

בעבר, בר המצווה היה בעיקר סביב העלייה לתורה, והחגיגה המשפחתית, שנועדה במקור לחגוג את העובדה שהילד נהיה לנער. כיום, מדובר בפרויקט בסדר גודל שאולי יזכיר לכם את החתונה שלכם. ככה עושים את זה נכון

כאילו לא חלפו עידנים מאז החתונה שלכם, ההורים, והופ – יש לכם ילד שמגיע למצוות, ועכשיו קיבלתם פרויקט הפקה חדש, גדול כמעט כמו החתונה שלכם, מסתבר – הפקת מסיבת בר המצווה.

בעבר, בר המצווה היה בעיקר סביב העלייה לתורה, והחגיגה המשפחתית, שנועדה במקור בעיקר לחגוג את העובדה שהילד נהיה לנער. במשפחות מסוימות וגדולות, זה היה גם אירוע גדול, אבל כיום, ובמיוחד בעידן הקורונה, יותר ויותר משפחות בוחרות בפורמט קצת קטן יותר, וכשהן מחפשות מקומות לבר מצווה, הן מכוונות לכאלה המכילים עד 300 איש. ישנם דברים נוספים שהשתנו בתחום האירועים בכלל ובתחום הבר מצוות בפרט, ובמיוחד – איכות הקייטרינג, התוכנית האומנותית והאטרקציות השונות.

שלבים בהפקת אירוע בר מצווה

בדומה לכל אירוע גדול אחר, גם בהפקת בר מצווה יש כמה שלבים חשובים שכדאי לעבור אותם לפי הסדר, על מנת להפיק אירוע מהודק, זורם ומוצלח.

שלב ראשון – הגדרת תקציב

השלב הזה הוא החשוב ביותר בשלבי ההפקה, מאחר ובהמשך הוא יסייע לכם להבין באופן בהיר ומדויק – מהן האופציות העומדות לרשותכם. הן מבחינת האולם, מבחינת הקייטרינג, האטרקציות ועוד. כדאי ליצור טבלה מסודרת ובה התקציב הכללי שגיבשתם לאירוע, ואז לפרט מהו הסכום שאתם מקציבים לכל אחד מהמרכיבים של האירוע. עבור השלב הזה, אפשר ורצוי להתייעץ עם מפיקי האירוע, במידה ושכרתם את שירותיהם. אם לא, חיפוש מהיר באינטרנט, או לחילופין, התייעצות עם חברים שילדים חגגו בר מצווה בשנים האחרונות, יסייע לכם לקבל תמונה ברורה יותר. 

שלב שני – איתור המקום המתאים ביותר

בשלב השני, יש כמובן לחפש את המקום המתאים ביותר לחגיגה, ולנסות לצמצם את הרשימה לאילו שנראים לכם הכי הולמים הן את היקף האירוע והן את הסגנון שלכם, וכמובן עומדים בגבולות התקציב שהגדרתם בשלב הקודם. על מנת לחסוך בזמן יקר, מומלץ להחליט מבעוד מועד על היקף האירוע, ולהיסגר על כמות המוזמנים. כמו כן, כדאי להבין כבר בשלב זה, באיזה אזור גיאוגרפי אתם מעוניינים לקיים את בר המצווה. אם רוב המשפחה שלכם מתגוררת בדרום הארץ, למשל, ניתן כב למחוק משורת החיפוש אולמות אירועים במרכז, ולהיפך. חשוב מאוד שהאולם יהיה ממוקם במיקום נוח להגעה, שלא מצריך למעלה משעה נסיעה, לפחות עבור רוב האורחים שלכם.

כמו כן, חשוב לשים לב מהו הגודל של המקום. כמובן שאם תהיו 300 משתתפים, אולם שיכול להכיל 600 משתתפים, מבחינה טכנית יוכל להכיל את האירוע. עם זאת, חשוב להבין שגם מקום גדול מדי יכול להוות בעיה, במיוחד מבחינת האווירה באירוע, שהיא אחד האלמנטים החשובים ביותר להצלחתו. כמובן שגם ההיפך יכול להיות בעיה – מקום צפוף מדי. לכן, חשוב לרדת לפרטים ולבחון את נתוני שטח המקום.

לצד זאת, חשוב שהמקום יתאים לסגנון שלכם, לאופי המשפחתי הייחודי שלכם, ושהאווירה והסטייל יהיו ״בילט אין״ בתוכו. אלו הם דברים שניתן לחוש ולהבין כבר בביקור חטוף במקום. לעתים קרובות, ניתן לבקש ממנהלי המקום להגיע לביקור חטוף במהלך אירוע אחר שקורה באולם. באופן זה, תוכלו בצורה הכי מדויקת ואותנטית, לקלוט את הוייב של המקום.

כמעט שכחנו – מובן מאליו שבשלב זה יש לבחון את מחיר האולם אל מול התקציב שהגדרתם למטרה זו.

שלב שלישי – אוכל, קדימה אוכל

בין הדברים שהשתנו בשנים האחרונות בתחום הבר מצוות, נמצא האוכל המוגש באירועים מסוג זה. ישראל הופכת למעצמה קולינרית, המסעדות בארץ מוגדרות בעולם כטובות ביותר, והשפים הישראלים עושים חיל בחו״ל. אין ספק שלדברים האלה יש השפעה הן על מה שקורה במטבחים הביתיים, והן על המנות המוגשות באירועים. התרבות הקולינרית כאן בצמיחה מתמדת, וזה ניכר ברמה ההולכת ועולה של האוכל באירועים. הסטנדרטים השתנו. כבר מזמן לא מדובר ברבע עוף ובבורקס ברוטב פטריות, אלא שהאורחים מצפים מכם להפתיע ולרגש אותם גם מבחינת הקייטרינג. בשלב הזה, יש לבחון את התקציב העומד לרשותכם עבור האוכל ולחפש אחר חברת קייטרינג שתעמוד בציפיות שלכם ושל המוזמנים. חשוב להתעדכן בטרנדים ואפילו בגימיקים קולינרים, במיוחד כאשר מדובר באירוע שרבים ממשתתפיו הם ילדים. רצוי לחשוב על קונספט שידבר אליהם כמו דוכני ממתקים, דוכן קרפים, גלידות ו״פוד טראקס״ שתפסו תאוצה רצינית בשנים האחרונות. זכרו שהאוכל הוא אטרקציה לכל דבר, ובסופו של דבר, זה גם מה שזוכרים מהאירוע. כדאי להשקיע בעניין הזה, ולא סתם ״לצאת בידי חובה״. 

שלב רביעי: אטרקציות ותוכנית אומנותיתֿ

אם כבר דיברנו על אטרקציות, אז גם בהיבט הזה כדאי להשקיע מחשבה, ולזכור שיש כאן הרבה ילדים שמצפים שיבדרו וישעשעו אותם, וחובת ההוכחה מוטלת עליכם, הורי חתן בר המצווה. גם בחלק זה כדאי להישאר עם האצבע על הדופק ולהתעדכן בטרנדים, לצד חשיבה יצירתית על אטרקציות מקוריות שאפשר לשלב באירוע. אלו יכולים להיות משחקי וידאו, הפעלה מצחיקה או מאתגרת, דוכני diy ברוח הרשתות החברתיות, ועוד. אם כבר דיברנו על רשתות חברתיות, שווה להקים עמדת צילום מגניבה, שתעודד את המשתתפים לתעד את האירוע ולשתף באינסטגרם וכו׳, וכך גם יהיו לכם עוד מזכרות שוות מהחגיגה המרגשת.

טיפ נוסף נוגע לתוכנית האומנותית – השתדלו לקצר עם ברכות מייגעות וארוכות. חישבו על הילדים שסבלנותם מוגבלת מלכתחילה, ושמרו את האיחולים העמוקים והמרגשים לפורום קצת יותר אינטימי, אולי בכלל בבית, ולאו דווקא באירוע הגדול עצמו. אם התקציב שלכם מאפשר זאת, שקלו להביא הופעה שווה לאירוע, ותהיו בטוחים שזה יהיה ה״היילייט״ של הערב הזה.