מה צריך לדעת כשמחפשים אולם לאירוע חברה?

אחר שתיקצבתם את האירוע, ונסגרתם פחות או יותר על כמות המוזמנים – עכשיו הגיע הזמן לחפש את המקום שיגרום לאירוע שלכם להיות ייחודי, נוח, נעים ומהנה עבור האורחים ויגרום לו להמריא בהצלחה 

נתחיל מהסוף – בסוף יהיה פה אירוע חברה שכולם יהנו ממנו, הן הצד היוזם, שהוא ברוב המקרים אתם המעסיקים, וכמובן הצד של המוזמנים, שהם ככל הנראה עובדי הארגון.

בתקופה תחרותית כמו זו שאנו חיים בה, אירועי חברה הם עניין חיוני מאוד עבור התדמית של הארגון והמעסיקים, הקשרים העסקיים של החברה, וכמובן מבחינת שביעות הרצון של העובדים. למרות שבסופו של דבר, אירועים אלו הם מהנים עבור כל הצדדים, כמובן יש הבדל גדול בין הצד המתכנן והמפיק לבין הצד של המשתתפים.

שלבים בהפקת אירוע חברה 

בהנחה שאם הגעתם לכאן, אתם היוזמים והמפיקים של האירוע, עומדות בפניכם לא מעט משימות חשובות, כאשר חלק מהן מאתגר למדי. אחד האתגרים החשובים שתצטרכו להתמודד איתם הוא כמובן מציאת אולם לאירוע חברה. יש לשים הרבה משקל, אנרגיות ומשאבים על השלב הזה, כי שאר השלבים והמשימות לא פעם יהיו תלויים במרכיב הזה. אז לאחר שתיקצבתם את האירוע, ונסגרתם פחות או יותר על כמות המוזמנים (אם מדובר באירוע חברה ולא באירוע עסקי מסוג אחר – שלב זה יהיה פשוט במיוחד), עכשיו הזמן לחפש את המקום שיגרום לאירוע הזה להיות ייחודי, נוח, נעים ומהנה עבור האורחים. 

טיפים למציאת המקום המתאים לאירועים עסקיים

מציאת המקום המתאים לאירועי חברה או לאירועים עסקיים, מתחילה בהבנה עמוקה – לאילו מאפיינים אתם זקוקים על מנת שהאירוע יתנהל בצורה חלקה. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לקבל תמונה ברורה יותר לגבי התאמת המקום לצרכים שלכם.

עד כמה המיקום של האולם נגיש?

הנגישות של המיקום היא עניין חשוב מאין כמותו,  ולא נגזים אם נאמר שזהו הנתון החשוב ביותר כשמחפשים מקום לאירועים עסקיים , ולאירועים בכלל. לא רק המיקום עצמו חשוב, אלא שכשמדברים על נגישות – יש לבדוק עד כמה נוח וקל יהיה לאורחים להגיע למקום. עליכם להיכנס לנעליהם ולנסות לחשוב על כל החוויה שהם יעברו בדרך לאירוע. כמו כן, מיקום לא מסתכם בלוקיישן מרכזי ומוכר, אלא כולל גם אלמנטים של נוחות הגעה כמו חניון מסודר, אמצעי תחבורה ציבורית וגורמים אחרים הקשורים לנגישות. לדוגמה, אם רשימת האורחים כוללת מוזמנים בעלי צרכים מיוחדים, כמו למשל כאלו המסתייעים בכיסא גלגלית, יש לוודא שהמקום מונגש באמצעות רמפות, מעליות וכו’.

האם המקום מתאים לאופי ולתוכנית האירוע?

כאן יש לחשוב לעומק על התוכנית שלכם ואפילו על המועד – אירוע יום או לילה, ולהתאים את המקום לצרכים שעלולים להתעורר בהתאם לסוג האירוע. לדוגמא, אם מדובר בכנס מקצועי או באירוע העשרה המתקיים בשעות הבוקר, סביר להניח שלפחות חלק מהמוזמנים יצטרכו לעבוד תוך כדי האירוע, ויגיעו עם לפטופ וכו׳. במקרה כזה, כדאי למצוא מקום שיאפשר לאורחים לעבוד בין ההרצאות, הסרטונים והפעילויות השונות שאתם מתכננים לערוך. יש לוודא שהסביבה מותאמת באמצעות חיבור חזק ל- Wi-Fi ושקעים לטעינת הטלפונים הניידים ועוד.

האם העלות של שכירת האולם עולה בקנה אחד עם התקציב שלכם?

בחינה מדוקדקת של עלויות היא תמיד רעיון טוב, ויפה שעה אחת קודם. כשמגיעים לבדוק אולם אופציונלי עבור האירוע, יש לבחון היטב את התפלגות העלויות שהמקום מציע, וכמובן גם את העלות הכוללת של סך כל החלקים, ולוודא שהתקציב שהוגדר על ידי החברה עבור האירוע, מכסה את כל העלות, רצוי עם עודף מסוים שיישאר לצורך הוצאות בלתי צפויות.

ככל שתשיגו יותר מידע מוקדם לגבי העלויות, כך תוכל להעריך באופן נכון ומדויק יותר – האם זהו המקום המתאים לאירוע שלכם או לא.

האם גודל האולם תואם את היקף רשימת המוזמנים שלכם?

גודל המקום הוא כמובן אחד הפרמטרים החשובים ביותר שיש לבדוק, בהתאמה לאורך רשימת המוזמנים שלכם. מעבר לנתונים היבשים והחשובים שיש לוודא – האם המקום מספיק גדול כדי להכיל את כל המוזמנים שלכם, חשוב לדעת שגם מבחינה בטיחותית, ישנם חוקים המגבילים את כמות האנשים המורשים להתאסף יחד בחלל מסוים בזמן נתון. אולמות אירועים נדרשים לעמוד בתקנות הללו. לכן, חשוב לבדוק מול בעלי המקום מהן גבולות הקיבולת של האולם. האם כמות האנשים שאתם מתכננים להזמין יכולה להיכנס בבטחה בחללי האולם? 

מעבר לבטיחות, שהיא כמובן ערך עליון, יש לגודל המקום תפקיד נוסף – לתמוך בנוחות האורחים (לוודא שלא יהיה להם צפוף, במיוחד בעתות שלאחר קורונה וכו׳), וגם באווירה שאתם שואפים לייצר, באירוע שהוא בין היתר גם חוויתי. הבעיה שבמקום קטן מדי היא מובנת מאליה, אבל חשוב להבין שגם מקום גדול מדי הוא בעייתי. אולם רחב ידיים הרבה מעבר למה שאתם זקוקים לו, עלול לייצר התפזרות וחוסר גיבוש בין המשתתפים, וכך לפגוע באווירה באירוע. נשמע זניח, אך בפועל מדובר בהיבט חשוב מאוד.  

אילו שירותים נוספים המקום יכול להציע?

מעבר להקצאת החלל עצמו, אולמי אירועים רבים עשויים לספק לכם שירותים נוספים, שיכולים להיות חיוניים מאוד להצלחת האירוע, וגם להקלה על תהליך ההפקה שאתם נדרשים לבצע. כחלק מבחינת התאמת אולם האירועים לצרכים שלכם, תוכלו לבדוק האם ישנם מפיקי אירועים הפועלים כחלק מצוות המקום, ויכולים לסייע לכם הן בתהליך ההפקה והתכנון והן בפועל, במהלך האירוע עצמו. אנשי צוות מסוג זה, יכולים גם לשאת בנטל וגם לוודא שהאירוע עצמו זורם ומתנהל באופן חלק, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה מכל הבחינות.

כמו כן, מומלץ לבדוק שהסגנון של המקום תואם את מאפייני האירוע, ולא פחות חשוב – את מאפייני המותג העומד מאחורי האירוע.