שלבים בארגון חתונה

ארגון וסדר הם המפתח להישארות על המסלול הנכון, בזמן שאתם מתמודדים עם קבלת החלטות קריטיות, ניהול רשימות, תזמון משימות ועוד. עבודה נכונה ומסודרת, תסייע לכם לשמור על השגרה המבורכת, לצד תהליך הפקת האירוע

תכנון חתונה הוא פרויקט מורכב וגדול, שיכול להיות מלחיץ למדי. כשלוקחים בחשבון גם את ההתרגשות הגדולה שמלווה את כל הסיפור, אז בכלל… בעוד שלעתים קרובות, זוגות שוכרים איש מקצוע שיפיק וינהל עבורם את תוכנית החתונה, יש הרבה סיבות מוצדקות גם לבחור לקחת על עצמכם את רוב המשימות וגם את האחריות לביצוען. ישנם מקרים בהם התקציב מצומצם, וישנם, לעומת זאת, מקרים של אנשים שפשוט אוהבים לנהל בעצמם את תהליך ההפקה, להיות על הפרטים ולשלוט בכל המתרחש. כך או כך, אפשר לתכנן את חתונת החלומות שלכם במו ידיכם, כל עוד עובדים באופן מסודר ועוקבים ביסודיות אחר השלבים בארגון חתונה.

ארגון וסדר הם המפתח להישארות על המסלול הנכון, בזמן שאתם מתמודדים עם קבלת החלטות קריטיות, ניהול רשימות, תזמון המשימות ועוד. כל זאת בזמן שאתם גם נדרשים לשמור על השגרה ועל חיי היומיום שלכם, לצד תהליך ההפקה. הצעד הראשון בתכנון נכון, הוא להקפיד על השארת פרק זמן ארוך ככל הניתן, עבור תכנון החתונה. אם יש לכם אפשרות, למשל, לקחת שנה מראש עבור הפרויקט הזה, זה יהיה אידיאלי. אם, לחילופין, נותרו חודשים ספורים למועד החתונה, כדאי להתחיל לתת גז כבר עכשיו.

טיפים לתכנון חתונה יעיל

אז מאיפה מתחילים? כבר נדון בצעדים החשובים והגדולים בתכנון החתונה, לפי הסדר הנכון. אבל שנייה לפניכן, נזכיר לכם לנשום רגע, ולנסות גם להנות מהדרך.  זו החתונה שלכם, אחרי הכל. אל תתעכבו יותר מדי על פרטים הקטנים, והתמקדו במה שבאמת חשוב: אתם עומדים לחגוג את האהבה שלכם ולהתחתן, וכל זה כשאתם מוקפים בחברים אהובים ובבני משפחה.

כמה טיפים מובילים – כיצד לתכנן את החתונה שלכם – מהגדרת התקציב ועד בחירת חברת הקייטרינג.

הגדירו את תקציב החתונה – והיצמדו אליו

תקציב החתונה שלכם  יהווה את הגורם המכריע עבור רבות מההחלטות שתצטרכו לקבל בנוגע לחתונה, כך שהוא צריך להיות אחד הדברים הראשונים שאתם ניגשים להתמודד איתם. אם אתם יודעים מראש שההורים או בני משפחה אחרים, צפויים להשתתף בהוצאות החתונה, זה הזמן לשוחח איתם ולהבין בדיוק מהו הסכום שהם עומדים לתרום למאמץ. במקרה שאתם עומדים לשלם על האירוע בכוחות עצמכם, זה הזמן לבחון היטב את מצב החשבון שלכם. זוגות רבים אינם מבינים בשלב זה את מלוא היקף העלויות שהאירוע כרוך בהן, ולכן חשוב להיות עם היד על הדופק ולהתעדכן במחירים הריאליים של כל שירות שתזדקקו לו, לרבות האולם, חברת הקייטרינג, השמלה וחליפת החתן והדי.ג׳יי. ברגע שגיבשתם והגדרתם תקציב – ראו אותו כחקוק בסלע והיצמדו אליו.

כמו כן, חשוב להשאיר כעשרה אחוזים מהתקציב, עבור הוצאות בלתי צפויות. 

בנו רשימה של סדרי עדיפויות ליום החתונה

שבו יחד, דונו והגיעו למסקנה משותפת לגבי – מה יהיו שלושת המרכיבים החשובים ביותר בחתונה שלכם? האם, למשל אולם האירועים חשוב לכם יותר מתאריך חתונה ספציפי? האם תמיד חלמתם להביא הופעה של אומן מסוים או של להקה שאתם אוהבים? ערכו תעדוף קפדני של  הפרטים האלה, ולצד זאת, התכוננו להתפשר על השאר. התעדוף הזה יסייע לכם להישאר במסגרת התקציב שלכם, וגם ויעזור לכם למקד את המאמצים שלכם במה שחשוב באמת.

הגדירו את סגנון האירוע הרצוי וגבשו קונספט

זה הזמן לחפש כמה מקורות להשראה בתחום החתונות –  פינטרסט, אינסטגרם, מגזינים, אתרי חתונות וכלות, ולהתחיל לחקור. להיסגר על  סוג וסגנון החתונה שאתם רוצים, יעזור לכם מאוד להתכוונן ולדייק את עצמכם, ברגע שתתחילו להיפגש עם ספקים פוטנציאליים. עם זאת, אל תציפו אצ עצמכם עם שלל רעיונות, שעלולים לגרום לכם להתפזר במקום להתמקד.  מומלץ ליצור לוח השראה אחד (אפשר לשאול פורמטים מצוינים מפינטרסט), שיעזור לכם להבין באיזה look & feel (מראה ואווירה), אתם באמת מעוניינים עבור האירוע שלכם.

עברו לדיגיטל – צרו ממשק מרוכז ובו כל פרטי ההפקה

יצירה של רשימת ארגון חתונה  בממשק דיגיטלי כמו , Excel או  Google Docs היא כנראה הדבר החשוב ביותר בפרויקט הזה. בקובץ כזה תוכלו לרכז את כל הנתונים – התקציבים, המחירים, המספרים ואפילו את המחשבות והרעיונות שיש לכם, ולהשתמש בכלים הדיגיטליים בכדי לעשות סדר בכל אלו. טבלאות אקסל, עליהן ניתן להפעיל פקודות של חישוב וכו׳, יהפכו את כל הסיפור להרבה יותר מסודר ופשוט. כמו כן, באופן זה תוכלו גם לשתף את בני הזוג וכל מי שהדבר נוגע לו, ברשימות ובנתונים הרלוונטיים, ואף לתת להם לערוך ולהוסיף נתונים חשובים לאורך הדרך. ניתן גם להיעזר באפליקציות ובתוכנות ייעודיות לניהול משימות, כמו slack, monday ועוד, שלמעשה מתפקדות כרשת חברתית קטנה עבור כל המשתתפים בהפקה. באופן זה השליטה שלכם על כל חלקי הפקת האירוע תהיה רחבה ועמוקה יותר, וכך גם השקט הנפשי שלכם. 

חשבו על תאריכים פוטנציאליים ונסו לשמור על גמישות

על מנת שלא תהיו מוגבלים במובן של היצע אולמות חתונה וספקים שונים, מומלץ להיסגר על מספר תאריכים אידיאליים לחתונה, ולצד זאת להשתדל להיות גמישים ככל הניתן. כמו כן, כשניגשים לבחור מועד לחתונה, חשוב לקחת בחשבון גם גורמים חיצוניים כמו מידת האטרקטיביות הכללית של תאריכים מסוימים עבור זוגות אחרים, שאתם ״מתחרים״ עימם על המועד. תאריכים מבוקשים כמו מועדים שיש מיד לאחריהם חופש, למשל יום לפני ערב חג, או תאריכים בהם המספרים מסודרים בצורה נאה, עלולים לצמצם את הזמינות של אולמות וספקים שונים, וגם להעלות מעט את המחירים שיוצעו לכם.

לעתים קרובות, ארגון חתונה בדקה התשעים דווקא יכול לבוא בטוב, ולהציע שלל יתרונות כמו חיסכון בכסף וגם בכאבי ראש ודילמות. עם זאת, אם החלטתם ללכת על זה, תהיו חייבים להיות יעילים, מסודרים והחלטיים. איך עושים זאת על הצד הטוב ביותר?

מאז פרוץ מגפת הקורונה, ארגון חתונה ברגע האחרון, הפך להיות עניין שבשגרה, פחות או יותר. זוגות רבים תוהים – אוקיי, החלטנו להתחתן, אנחנו יודעים בערך מה אנחנו רוצים – איזה סגנון, איזה אוכל, איזה די.ג׳יי ומי המוזמנים… אז למה לחכות בעצם? במדינות שונות בארצות הברית למשל, נהוג לחכות לפחות שנה מרגע הצעת הנישואין (וההיענות החיובית כמובן) ועד לקיום החתונה עצמה. יש להם מן קטע כזה של תקופת אירוסין. לכו תבינו… אבל אנחנו הישראלים, עשויים מחומר קצת אחר, ולא ממש אוהבים המתנות ארוכות וממושכות מדי. עוד משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שלא תמיד כדאי לדחות דברים, כי יש יותר מדי בלת״מים בחיים האלה, ואי אפשר לדעת מתי שוב תוכלו לעשות את זה. בקיצור, ארגון חתונה בדקה התשעים דווקא יכול לבוא טוב לפעמים, וכבר נדון ביתרונות הרבים שיש במהלך כזה.

הצד הטוב בהפקת חתונה ברגע האחרון: עלות מופחתת ויעילות גבוהה 

היתרון הבולט והחשוב ביותר שארגון חתונה ברגע האחרון כרוך בו, הוא כמובן הוזלת העלויות של הספקים השונים ובמיוחד של האולם, שהוא המרכיב היקר ביותר בדרך בכלל, במסגרת הוצאות האירוע. באולמות אירועים, משוריינים מראש שלל אירועים, בדרך כלל אפילו שנה קדימה. לכן, אם ״תסגרו עבורם פינה״ עם תאריכים פנויים שנשארו ביומן, ברוב המקרים ילכו לקראתכם ויציעו גם הנחה משמעותית במחיר. במיוחד אם מדובר בתאריכים פחות מבוקשים, כלומר לא ימי חמישי בערב, ימי שישי בצהריים, או מועדים פופולרים אחרים, כמו למשל תאריכים בהם צפוי חג למחרת (יום חופש). באותו אופן, גם ספקים כמו חברת קייטרינג, צלמים, מאפרות, די.ג׳יי, מעצבי אירועים וכו׳, ישמחו למלא את היומן בעוד עבודה ״מעכשיו לעכשיו״, וסביר שיציעו לכם מחיר אטרקטיבי יותר מאשר זה שהייתם מקבלים אם הייתם משריינים אותם לעוד חצי שנה ואילך. מצד אחד, כדאי להנמיך ציפיות ולא לצפות למחירי ״רצפה״, במיוחד אם מדובר בספקים איכותיים ומבוקשים, מהצד השני, כן יש לכם הזדמנות לרכב על העניין של הרגע האחרון, ולבקש שילכו לקראתכם ויציעו לכם הנחה. במרבית המקרים זה יעבוד. עוד נקודה בהקשר זה, שאם תבחרו ספקים שעובדים עם אולם האירועים, סביר להניח שתוכלו להשיג עסקת חבילה במחיר משתלם במיוחד. 

יתרון נוסף בחתונה בדקה התשעים – פחות זמן להתלבטויות

לחלק מהאנשים זה לא בהכרח יישמע כיתרון מובהק, אבל אם אתם מביני עניין, אתם תגלו שמדובר במעלה רצינית. כאשר יש לרשותכם רק מספר חודשים לארגן חתונה, אין לכם את הפריווילגיה של ״אכילת הראשים״ וההתחבטות וההתלבטות בין הספקים השונים, איזה אולם לבחור (גם האופציות מצומצמות), האם ללכת על שמלת כלה בסגנון וינטג׳ או בוהו שיק, האם להגיש לאורחים את המנות בפורמט של בופה או של פוד טראקס ועוד ועוד… יש לכם פחות אפשרויות (זה יתרון! סמכו עלינו), וגם פחות זמן להתמהמהה, להתלבט ולחפור בדברים. התוצאה היא קבלת החלטות מהירה ויעילה, שתחסוך לכם זמן, כיתות רגליים וכאבי ראש. אגב, היא גם תחסוך לחברים שלכם שיחות חפירה לתוך הלילה… הם יודו לכם על כך מקרב לב.  

דגשים לארגון חתונה בפרק זמן מוגבל 

היו יעילים ועבדו לפי הסדר

 לא רק שאין לכם את הפריווילגיה לדלג על שלבים בארגון חתונה, מה גם שאתם מוכרחים לעבוד באופן מסודר, וללכת שלב אחר שלב, אחרת אתם עלולים להיכנס לסחרור ולכאוס, ובמיוחד ללחץ שיינבע מקוצר הזמן שיש לכם לטפל בכל אחד מהמרכיבים של האירוע. אז בשלב הראשון – עליכם להכין קובץ מסודר (המלצת הבית: טבלת אקסל), ובו כל פרטי האירוע מפורטים באופן מסודר וברור. פתחו לשונית ייעודית לכל אחד מהדברים שאתם צריכים לטפל בהם. התחילו מלפרט את התקציב שעומד לרשותכם, וחלקו אותו לחלקים – כמה ממנו מוקצה עבור כל חלק? כדאי לערוך מחקר מהיר ויעיל לגבי העלויות השונות. אם יש לכם חברים או קרובי משפחה שנישאו לאחרונה והחתונה שלהם היתה פחות או יותר בסגנון שאתם מעוניינים בו – בקשו מהם את פירוט העלויות של המרכיבים השונים. 

בשלב השני, עליכם להזדרז ולשריין תאריך באולם אירועים. נכון שבמקרה שלכם, ככל הנראה המבחר יהיה מצומצם יותר, אבל הי, מי אמר שזה חיסרון? כדי להיות ממוקדים ויעילים יותר באיתור האולם המתאים, שימו את הדגש על שלושת הפרמטרים הבאים: מחיר, מיקום גאוגרפי, וסגנון. קחו בחשבון שייתכן שתצטרכו לעשות פשרות כאלה או אחרות, וזה הזמן לדון ביניכם – על אילו דברים אתם לא מוכנים להתפשר.

בשלב הבא, חשוב לסגור חברת קייטרינג, וכאמור – כדאי להעדיף את זו שפועלת בתוך אולם האירועים שבחרתם ״בילט אין״. מהלך כזה לא רק עשוי לחסוך לכם כסף, אלא גם המון זמן וכאב ראש. על חברת קייטרינג שעובדת במקום מסוים, ועובדיה כבר צברו ניסיון שם ויודעים כיצד להתנהל בזריזות וביעילות, אפשר לסמוך שתספק את הסחורה על הצד הטוב ביותר.

ספקים נוספים כמו מאפרות, צלמים, די.ג׳יי, מעצבים, מפעילי דוכנים ועוד, יש היצע גדול יותר מאשר אולמות אירועים וחברות קייטרינג, מאחר ומדובר בצוותים מצומצמים או אדם יחיד. אין זה אומר שאפשר להקל ראש בעניין, הרי אף אחד לא ירצה שלא יהיה צלם בחתונה שלו, ורוב הזוגות גם לא יוותרו על די.ג׳יי, אך עם זאת, אפשר לתעדף מציאת ספקים מסוג זה בתחתית הרשימה, מיד אחרי האולם וחברת הקייטרינג.